Jak rozliczyć delegację pracownika?

15 czerwca 2017
Jak rozliczyć delegację pracownika?
Pracodawca wysyłający pracownika w delegację ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową. Szczegółowe zasady zostały ujęte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
  • Wysokość diet dla pracownika
  • Koszty noclegu pokrywa pracodawca
  • Rozliczanie kosztów transportu

Co prawda firmy prywatne mają dowolność w regulowaniu kwestii opłacania należności z tytułu podróży służbowych, jednak zgodnie z prawem pracy, nie mogą one przewidywać warunków gorszych niż te opisane we wspomnianym rozporządzeniu.

Wysokość diet dla pracownika

W przypadku delegacji krajowej pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 30 zł. Naliczanie diety rozpoczyna się w momencie wyjazdu, a kończy wraz z datą powrotu. Za delegację trwającą do 8 do 12 godzin przysługuje połowo tej kwoty. Powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Podobne zasady obowiązują w przypadku podróży służbowej, która trwa dłużej niż dobę. Za każdy pełny dzień pracownikowi przysługuje pełny wymiar diety. Z kolei za rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowa. A powyżej tego czasu – cała dieta.

Jeszcze inaczej jest w sytuacji, gdy pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie. W przypadku zagwarantowania śniadania lub kolacji pracodawca może obniżyć dietę o 25 proc. W przypadku obiadu – o 50 proc.

O dietę nie mogą ubiegać się ci pracownicy, którym w czasie podróży zapełniono całodzienne wyżywienie, składające się z przynajmniej trzech posiłków, a także wtedy, kiedy dzień wolny od pracy, wykorzystali na powrót.

Koszty noclegu pokrywa pracodawca

Obowiązkiem pracodawcy jest również pokrycie kosztów noclegu. Podstawą do zwrotu kosztów jest przedłożenie przez pracownika rachunku lub faktury. Jeśli tego nie zrobi, otrzyma zwrot w postaci ryczałtu za nocleg w wysokości 150 proc. diety, czyli 45 zł. Warunkiem jest jedynie to, by nocleg ten trwał przynajmniej 6 godzin, między 21:00 a 7:00.

Rozliczanie kosztów transportu

Pracownik ma również prawo do ubiegania się o zwrot kosztów transportu, o ile te nie zostały już wcześniej pokryte przez pracodawcę. W tym wypadku również obowiązkiem osoby wysłanej w podróż służbową jest złożenie stosownego rachunku. W przypadku jego braku może otrzymać ryczałt za dojazd w wysokości 20% diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę.

Jeśli pracodawca pozwoli pracownikowi na podróżowanie własnym środkiem transportu, wysokość zwrotu ustala się w oparciu o kwotę za jeden kilometr przebiegu. W przypadku auta osobowego o pojemności do 900 cm sześciennych jest to 0,5214 zł i odpowiednio 0,8358 zł w przypadku aut o większej mocy.

Pracownik może ubiegać się również o zwrot pieniędzy, jakie w związku z podróżą służbową musiał wydać na parking, opłaty autostradowe czy koszty udziału w szkoleniach czy konferencjach. Jeżeli otrzymał zaliczkę, powinien rozliczyć się z niej w ciągu dwóch tygodni od powrotu.

Zwrot kosztów związanych z delegacją powinien być zaliczony do przychodu pracownika, jednak nie wymaga opodatkowania. Pracodawca może włączyć je do kosztów podatkowych, jednak tylko pod warunkiem, że ich poniesienie będzie miało wpływ na uzyskanie przychodu.