Wystawianie i rozliczanie faktur: co musisz wiedzieć

15 czerwca 2017
Wystawianie i rozliczanie faktur: co musisz wiedzieć
Faktura jest dokumentem sprzedażowym, który potwierdza dokonanie transakcji. Jej wystawienie i przekazanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Faktura może mieć formę papierową albo elektroniczną.
  • Wystawianie faktury VAT
  • Jaką stawkę VAT wybrać?
  • Jak wystawić fakturę eksportową?
  • Jak rozliczyć fakturę z Chin?

Wystawianie faktury VAT

Na wystawienie faktury przedsiębiorca ma czas do 15. dnia miesiąca, następującego po miesiącu w którym dokonano sprzedaży. Dodatkowo firma ma obowiązek przygotować dokument na żądanie kupującego, o ile ten zgłosi je w ciągu trzech miesięcy od ostatniego dnia miesiąca, w którym otrzymał towar, wykonano usługę lub dokonano zapłaty.

Aby dokument sprzedaży mógł zostać uznany za fakturę musi zawierać:

  • datę wystawienia
  • numer faktury
  • datę dostawy towarów lub jej zakończenia albo wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia)
  • dane sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy, numery NIP – chyba że kupujący jest osobą prywatną, wtedy NIP jest zbędny)
  • nazwę sprzedanego towaru lub usługi
  • miarę lub ilość towaru albo zakres wykonanej usługi
  • ich wartość netto
  • stawkę podatku
  • sumę sprzedaży netto z rozbiciem na poszczególne stawki podatku
  • wartość należności ogółem.

Wystawiona faktura nie musi zawierać podpisu sprzedawcy.

Jaką stawkę VAT wybrać?

Zgodnie z polskim prawem, podstawowa stawka podatku VAT wynosi 23 proc. Może się jednak zdarzyć, że sprzedawane towary lub świadczone usługi podlegają obniżonemu opodatkowaniu, tj.:

  • 8 proc. – w przypadku świadczeniu usług budowlanych, sprzedaży leków i produktów farmaceutycznych, gazet i czasopism oraz niektórych usług gastronomicznych
  • 5 proc. – w przypadku książek, produktów spożywczych i rolnych
  • 0 proc. – w przypadku transakcji zagranicznych z firmami z UE

Szczegółowe wartości można znaleźć w ustawie o podatku VAT lub rozporządzeniu Ministra Finansów. Jeśli jednak przedsiębiorca, mimo odwołania się tych dokumentów nadal ma problem z określeniem odpowiedniej wysokości VAT, powinien zasięgnąć informacji w urzędzie skarbowym.

Podatnik może również skorzystać z opcji zwolnienia z podatku VAT, jeśli świadczy określone rodzaje działalności np. związane z ochroną zdrowia lub w poprzednim roku jego obrót nie przekroczył 150 000 zł.

Jak wystawić fakturę eksportową?

Polska firma, która sprzedaje swoje produkty lub usługi poza granice naszego kraju powinna potwierdzić transakcję wystawiając swojemu kontrahentowi fakturę eksportową. W takiej sytuacji nie stosujemy podwójnego opodatkowania. Na fakturze powinno pojawić się oznaczenie NP, co oznacza, że transakcja nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z tym, to kupujący towary lub usługi ma obowiązek rozliczenia podatku VAT w swoim kraju.

Jak rozliczyć fakturę z Chin?

Przedsiębiorca, który chce rozliczyć zakup z Chin musi posiadać fakturę wystawioną w języku angielskim, z polskimi oznaczeniami towarów oraz SAD lub PZC jako dokumenty potwierdzające import.

Rozliczając zakup z Chin należy pamiętać o konieczności opłacenia cła. Związane z tym koszty mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo importer ma obowiązek odprowadzenia podatku VAT. Jedno z dostępnych rozwiązań zakłada, że uregulowanie podatku nastąpi już na początku procedury importu. Drugie, uproszczone, pozwala rozliczyć się z fiskusem podczas składania deklaracji za okres, w którym towary były importowane. Aby było to możliwe płatnik powinien dostarczyć naczelnikowi urzędu celnego:
zaświadczenie o niezaleganiu we wpłatach na ubezpieczenie społeczne i podatki
potwierdzenie rejestracji jako czynny podatnik VAT.

Jak zaksięgować fakturę z odwrotnym obciążeniem?
Faktura, która jest potwierdzeniem sprzedaży objętej odwrotnym obciążeniem nie zawiera informacji o wysokości podatku VAT. Tym samym przenosi obowiązek rozliczenia należności na rzecz fiskusa na kupującego. W takim wypadku nabywca może zaliczyć ten VAT do kwoty podatku należnego oraz naliczonego, a samą fakturę z odwrotnym obciążeniem wykazać zarówno w rejestrze zakupu jak i sprzedaży.