Regulamin

Niniejszy regulamin obowiązuje od 01.03.2023 r.

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki, zasady i rodzaje świadczenia przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną na rzecz Usługobiorców w ramach serwisu internetowego udostępnionego w sieci internet pod adresem: www.taxly.pl 
2. Regulamin nie ma zastosowania do osób fizycznych dokonujących z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (Konsumentów). Usługodawca nie świadczy usług na rzecz Konsumentów.
3. Usługodawcą w rozumieniu niniejszego Regulaminu jest spółka pod firmą ETAXER.PL Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Szajnochy 4, 85-738 Bydgoszcz, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000747342, REGON 381200761, NIP 5213838988, o kapitale zakładowym opłaconym w całości w wysokości 50.000,00 zł. 

§ 2

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają odpowiednio:

1. Usługi – usługi świadczone przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorców za pośrednictwem Serwisu Taxly.pl.
2. Usługobiorca – przedsiębiorca w rozumieniu art. 43 z indeksem 1 Kodeksu cywilnego, korzystający z Serwisu Taxly.pl, który zawrze umowę o świadczenie Usług. 
3. Użytkownik – osoba fizyczna, nie będąca Konsumentem ani Usługobiorcą, która korzysta z serwisu internetowego Taxly.pl w zakresie zapoznawania się z treściami rozpowszechnionymi przez Usługodawcę.
4. Serwis – serwis internetowy znajdujący się pod adresem internetowym www.taxly.pl, umożliwiający m.in. korzystanie przez Usługobiorców z Aplikacji;
5. Cennik usług księgowych – zakładka w Serwisie zawierająca informacje dotyczące obowiązujących opłat netto za korzystanie z poszczególnych pakietów usług księgowych
6. Operator – spółka pod firmą POWIDŁO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie przy ul. Twardej 18, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000650383, NIP 527-27-88-772, posiadająca prawa do znaku towarowego taxly, wyłączne autorskie prawa majątkowe do nazwy ,,Taxly.pl”, aplikacji dla Usługobiorców działającej pod adresem  – https://taxly.cloud, oraz domeny i strony internetowej działającej pod adresem – www.taxly.pl oraz zarządzająca Serwisem i Usługobiorcami, korzystającymi z Serwisu.
7. Aplikacja – narzędzie informatyczne udostępniane przez Operatora Usługobiorcom, którzy zawrą umowę o świadczenie Usług w Serwisie z Usługodawcą, działająca pod adresem  – https://taxly.cloud
8. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną, zawierana pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą z chwilą rejestracji przez Usługobiorcę w Serwisie.

§ 3

1. Usługodawca może określić szczegółowe warunki świadczenia poszczególnych Usług w załącznikach do niniejszego Regulaminu. 
2. Regulamin ma zastosowanie do każdego serwisu, w ramach którego są świadczone Usługi, pod warunkiem podania treści Regulaminu do wiadomości Usługobiorców.
3. Postanowienia Regulaminu odnoszące się do Usługobiorców stosuje się odpowiednio do Użytkowników.
4. Wyłączne prawa autorskie do treści zawartych w Serwisie posiada Operator. Prawa autorskie związane z Serwisem podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 2017r., poz. 880 t.j.).

 

Ogólne zasady korzystania z Usług

§ 4

1. Korzystanie z Usług wymaga rejestracji Usługobiorcy w Serwisie. Z chwilą rejestracji strony zawierają umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną w zakresie korzystania z serwisu internetowego www.taxly.pl. 
2. Wszystkie usługi księgowe świadczone przez Usługodawcę odbywają się przez Aplikację Taxly. Usługobiorca korzysta z Aplikacji dostępnej pod adresem https://taxly.cloud , aby dodawać m.in. faktury kosztowe i przychodowe, informacje o wynagrodzeniach pracowników i inne dokumenty księgowe. Usługobiorca poprzez Aplikację kontaktuje się z księgową/księgowym zatrudnionym przez Usługodawcę.
3. Usługodawca dołącza za pomocą Aplikacji informacje o rozliczeniach podatku, składek ZUS, liście płac i obliczonych wynagrodzeniach do wypłaty na rzecz pracowników Usługobiorcy, komunikuje się z Usługobiorcą za pomocą systemu wiadomości w Aplikacji, realizuje zlecenia Usługobiorcy tworzone dla Usługodawcy.
4. Korzystanie z Usług jest dobrowolne i odpłatne dla wszystkich Usługobiorców. Usługodawca może świadczyć część Usług również nieodpłatnie.
5. Przed rejestracją w Serwisie i przed rozpoczęciem korzystania z Usług, Usługobiorca powinien zapoznać się z treścią Regulaminu i zaakceptować jego treść.
6. Usługodawca zastrzega sobie możliwość, a Usługobiorca wyraża nieodwoływalną i nieograniczoną w czasie zgodę na:
   1. wprowadzanie zmian w funkcjonalnościach Serwisu lub/i Aplikacji,
   2. wprowadzanie zmian zakresu świadczonych usług,
   3. wystąpienia planowanych lub nieplanowanych przerw w zapewnieniu dostępności Serwisu, w szczególności ze względu na prace konserwacyjne, usuwanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu Serwisu, rozbudowę Serwisu.
7. Zmiany, o których mowa powyżej, nie powodują zmiany niniejszego Regulaminu.

§ 5

1. Usługodawca oświadcza, iż posiada wszelkie umiejętności i personel niezbędne do prawidłowego świadczenia Usług księgowych, a Usługi będą świadczone na poziomie profesjonalnym.
2. Usługodawca oświadcza, iż w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług może korzystać z usług podwykonawców, za których działania i zaniechania odpowiada jak za własne działania i zaniechania.
3. Usługodawca oświadcza, iż wszelkie dane i informacje zgromadzone w związku ze świadczeniem Usług będą przechowywane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, w szczególności będą zabezpieczone przed uszkodzeniem, utratą i dostępem osób trzecich.

§ 6

1. Korzystając ze świadczonych Usług każdy Usługobiorca zobowiązuje się do:
   1. przestrzegania porządku prawnego, w szczególności przepisów o ochronie danych osobowych i dobrach osobistych innych osób,
   2. przestrzegania zasad niniejszego Regulaminu,
   3. korzystania z Usług w sposób zgodny z ich przeznaczeniem,
   4. poszanowania powszechnie obowiązującego przepisów prawa oraz dóbr osobistych innych Użytkowników,
   5. nie stosowania technik i urządzeń zakłócających pracę infrastruktury informatycznej serwisu internetowego,
   6. bezzwłocznej aktualizacji wszystkich danych związanych ze świadczonymi usługami,
   7. zachowania w tajemnicy własnych danych dostępowych do serwisu internetowego, w szczególności danych niezbędnych do logowania oraz innych informacji.
2. Usługobiorca nie może:
   1. zamieszczać reklam oraz innych informacji niezwiązanych z rodzajem Usługi, z której korzysta Usługobiorca,
   2. zamieszczać, rozpowszechniać lub przechowywać w serwisie danych o charakterze bezprawnym, w tym danych osobowych i innych informacji dotyczących osób trzecich, które nie wyraziły na to zgody, a także utworów i innych materiałów, do których prawa przysługują osobie trzeciej, chyba że Usługobiorca uzyskał stosowną zgodę tej osoby,
   3. korzystać z Usług w celach agitacji politycznej lub religijnej,
   4. używać wyrażeń powszechnie uznanych za wulgarne lub obraźliwe,
   5. podejmować działań skutkujących nadmiernym obciążeniem, blokowaniem lub utrudnianiem funkcjonowania Serwisu, a także uniemożliwiających lub utrudniających korzystanie z Usług przez innych Użytkowników.
3. Usługodawca, który powziął wiarygodną wiadomość lub otrzymał urzędowe zawiadomienie o bezprawnym charakterze danych lub związanej z nimi działalności może niezwłocznie uniemożliwić dostęp do tych danych. W takim przypadku Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki uniemożliwienia dostępu do bezprawnych danych.

Wyłączenie odpowiedzialności

§ 7

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działania i zaniechania Usługobiorców związane z korzystaniem z Usług. W szczególności Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie dóbr osobistych bądź praw autorskich osób trzecich przez Usługobiorców bądź osoby trzecie.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności wobec podmiotów trzecich, organów państwa oraz innych podmiotów i instytucji, za skutki korzystania przez Usługobiorcę z Usług lub/i Serwisu w sposób sprzeczny z prawem lub postanowieniami niniejszego Regulaminu.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiegokolwiek rodzaju szkodę powstałą lub wyrządzoną w majątku Usługobiorcy lub osoby trzeciej, w tym utraconych przez Usługobiorcę korzyści, wskutek nieprawidłowego korzystania przez Usługobiorcę z Serwisu lub Aplikacji lub niemożności korzystania z Usług, a także wskutek wadliwego działania Serwisu internetowego, chyba, że szkody te wynikają z umyślnego działania Usługodawcy. 
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w związku z wadliwym funkcjonowaniem sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego czy też innego systemu teleinformatycznego, z którego korzysta Usługobiorca.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zaplanowane jak i nieplanowane przerwy w dostępności Serwisu, a także za skutki tych przerw.
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść dokumentów dostarczanych przez Usługobiorców.
7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki umożliwienia przez Usługobiorcę dostępu do zgromadzonych jego danych i informacji, jeśli doszło do niego wskutek niezachowania środków ostrożności przez Usługobiorcę.
8. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki naruszenia przez Usługobiorcę postanowień Regulaminu.

§ 8

W każdym przypadku, niezależnie od skuteczności wyłączenia odpowiedzialności wynikającej z § 7 Regulaminu, odpowiedzialność Usługodawcy za szkodę wyrządzoną Usługobiorcy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia Usługobiorcy zapłaconego za trzy ostatnie miesiące przed miesiącem, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę, nie więcej jednak niż do rzeczywistej wysokości wyrządzonej szkody.

Szczegółowe warunki świadczenia i rozliczania Usług

§ 9

1. W toku rejestracji w serwisie Usługobiorca może wybrać, przy użyciu stosownej funkcjonalności serwisu, rodzaj Usług, z których zamierza korzystać.
2. Równocześnie Usługobiorca określa:
   1. okres rozliczeniowy
   2. sposób zapłaty za korzystanie z Usługi,
   3. rodzaj usługi.
3. Usługobiorca może wybrać następujący okres rozliczeniowy korzystania z Usług:
   1. jednomiesięczny – w takim przypadku Usługobiorca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia co miesiąc,
   2. roczny – w takim przypadku Usługobiorca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia co rok.
4. Usługobiorca dokonuje zapłaty wynagrodzenia poprzez wyrażenie zgody na obciążenie karty płatniczej.

§ 10

1. Z tytułu korzystania z Usług Usługobiorca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia, w wysokości i terminach określonych w załączniku do niniejszego Regulaminu.
2. Wynagrodzenie będzie płatne z góry, za cały okres rozliczeniowy. W terminie 7-dni od dokonania płatności Usługodawca wystawia i doręcza Usługobiorcy fakturę.
3. W przypadku braku zapłaty wynagrodzenia we wskazanym terminie Usługodawca zastrzega sobie możliwość zawieszenia świadczenia Usługi do czasu zapłaty całej kwoty wynikającej z faktury.
4. Okres zawieszenia świadczenia Usługi wlicza się do okresu rozliczeniowego.
5. Zawieszenie świadczenia Usługi nie zwalnia Usługobiorcy z odpowiedzialności za zapłatę wynagrodzenia należnego Usługodawcy.

Warunki techniczne korzystania z Usług

§ 11

1. Usługodawca określa następujące warunki techniczne świadczenia Usług drogą elektroniczną:
   1. Usługobiorca powinien posługiwać się urządzeniem pozwalającym na korzystanie z sieci internet, w szczególności komputerem klasy PC lub podobnym,
   2. korzystanie z Usług wymaga wyposażenia urządzenia w przeglądarkę internetową, która umożliwia akceptację plików typu cookie oraz mieć włączony interpretator JavaScript.
2. Usługodawca oświadcza, iż w ramach serwisu wykorzystuje pliki typu cookie aby gromadzić informacje związane ze sposobem korzystania z serwisu, w szczególności w celu utrzymania sesji zalogowanego Usługobiorcy.
3. Sprzedający oświadcza, że w ramach serwisu przetwarza następujące dane eksploatacyjne Użytkowników serwisu:
   1. adres IP,
   2. wersja przeglądarki,
   3. rodzaj przeglądarki,
   4. host,
   5. system operacyjny,
   6. lokalizację zakończenia sieci, z którego korzysta Użytkownik (kraj, miasto).

Reklamacje

§ 12

1. Każdy Usługobiorca lub Użytkownik może wnieść reklamację związaną z nieprawidłowością w funkcjonowaniu Serwisu, zaś Usługobiorca w związku z zawartą umową, w szczególności dotyczącą:
   1. sposobu świadczenia Usług,
   2. sposobu rozliczenia należności,
   3. sposobu korzystania z serwisu.
2. Reklamacja może być wniesiona za pośrednictwem formularza kontaktowego, znajdującego na stronie Serwisu w zakładce https://www.taxly.pl/kontakt/ lub poprzez formularz w Aplikacji Taxly.
3. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać opis okoliczności uzasadniającej reklamację, imię i nazwisko oraz adres e-mail Użytkownika lub Usługobiorcy, termin zaistnienia nieprawidłowości oraz czas jej trwania, ewentualne wskazanie sposobu załatwienia reklamacji.
4. Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela Usługobiorcy lub Użytkownikowi odpowiedzi niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni od daty jej wniesienia.
5. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest wyłącznie na adres email podany w zgłoszeniu reklamacyjnym. Odpowiedź na reklamację jest ostateczna.

Rozwiązanie umowy

§ 13

1. Usługobiorca może rozwiązać umowę o świadczenie usług w każdym czasie, zaprzestając płatności za kolejny okres rozliczeniowy, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.
2. Usługodawca może zawiesić możliwość korzystania z Usług przez Usługobiorcę, który nie zapłacił należnego wynagrodzenia w terminie. Odwieszenie korzystania z usług następuje niezwłocznie po zapłacie wynagrodzenia.
3. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną rozwiązuje się lub wygasa w przypadku:
   1. śmierci Usługobiorcy będącego osobą fizyczną,
   2. likwidacji Usługobiorcy będącego osobą prawną lub inną jednostką organizacyjną,
   3. braku zgody Usługobiorcy na zmianę treści Regulaminu.
4. Niezależnie od postanowień ust. 1 Usługodawca może rozwiązać umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną  w każdym czasie, ze skutkiem na dzień złożenia stosownego oświadczenia, w przypadku:
   1. umyślnego i rażącego naruszania przez Usługobiorcę postanowień Regulaminu, pod warunkiem bezskutecznego uprzedniego wezwania Usługobiorcy do wstrzymania się od działań lub zaniechań stanowiących naruszenie postanowień Regulaminu i wyznaczenia w tym celu dodatkowego, nie krótszego niż 7 dni, terminu,
   2. podania przez Usługobiorcę w czasie rejestracji nieprawdziwych danych,
5. W przypadku rozwiązania umowy w sposób określony w ust. 4 Usługodawca zachowuje prawo do wynagrodzenia należnego za cały okres rozliczeniowy.
6. Usługodawca informuje, że dokumentacja księgowa zostanie przesłana Usługobiorcy na jego adres, w terminie 60 dni od rozwiązania umowy, chyba że Usługobiorca zażąda wcześniejszego przesłania dokumentacji.

Postanowienia końcowe

§ 14

1. Wszelkie spory wynikające z zawartej umowy o świadczenie Usług podlegają rozpoznaniu przez właściwy Sąd w Warszawie (wydział gospodarczy), na podstawie art. 458² § 1 k.p.c. Prawem właściwym jest prawo obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Usługodawca może dokonać zmian w niniejszym Regulaminie, w szczególności z powodu zmian technologicznych lub organizacyjnych w działaniu Serwisu lub wymogu dostosowania Serwisu lub postanowień Regulaminu do nowych przepisów prawa lub w innych przypadkach uzasadnionych przez Usługodawcę.
3. Usługodawca informuje Usługobiorców o zmianie Regulaminu poprzez ogłoszenie w Serwisie oraz poprzez wiadomości przesłane na adres poczty elektronicznej Usługobiorcy.
4. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie po upływie 14 dni od daty poinformowania Usługobiorców w sposób określony w ust. 3, chyba że w tym okresie Usługobiorca złoży oświadczenie o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym.

 

Załącznik do regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie internetowym Taxly.pl – warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1

1. Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem z Usług jest Usługobiorca.
2. Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych w imieniu Usługobiorcy.
3. Usługodawca zapewnia ochronę i bezpieczeństwa danych osobowych, zobowiązuje się do ich przetwarzania wyłącznie w celu określonym przez usługobiorcę, z najwyższą starannością. Usługodawca przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz zawartą umową.
4. Podmiotem danych w rozumieniu niniejszej umowy jest osoba, której dane osobowe są przetwarzane.

§ 2

1. Wyłącznie uprawnionym do określania celu i sposobu przetwarzania danych osobowych jest Usługobiorca.
2. Usługodawca, podmiot, z usług którego korzysta Usługodawca („Subprocesor” i inne osoby działające z upoważnienia Usługodawcy, które mają dostęp do danych osobowych, przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie Usługobiorcy, chyba że obowiązujący przepis prawa stanowi inaczej.
3. Usługodawca może odmówić wykonania polecenia, które stanowi naruszenie rozporządzenia RODO lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.

§ 3

1. Usługodawca może powierzyć innemu podmiotowi („Subprocesor”) przetwarzanie danych osobowych powierzonych mu na postawie niniejszej Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Usługobiorcy. Usługodawca informuje Usługobiorcę o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących ustanowienia Subprocesorów, a Usługobiorca ma prawo sprzeciwu wobec takich zmian.
2. Usługodawca zapewnia, że obowiązki Subprocesora w zakresie ochrony danych osobowych będą określone w sposób co najmniej odpowiadający niniejszej umowie, w  szczególności Subprocesor będzie miał obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom przepisów prawa.
3. Usługodawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Usługobiorcy za działania i zaniechania Subprocesora.

§ 4

Strony określają następujące warunki przetwarzania powierzonych danych osobowych powierzonych:

1. przedmiot i czas trwania przetwarzania – Usługodawca upoważniony jest do przetwarzania wyłącznie danych osobowych, których administratorem jest Usługobiorca w związku z korzystaniem z usług, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w okresie świadczenia tych usług przez Usługobiorcę,
2. charakter i cel przetwarzania – Usługodawca upoważniony jest do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w związku ze świadczeniem usług, o których mowa w ust. 1,
3. kategorie osób, których dane dotyczą – osoby będące kontrahentami, kontrahentami, pracownikami Usługobiorcy, których dane mogą być przetwarzane w związku z korzystaniem ze świadczonych Usług
4. rodzaj danych osobowych:
   1. podstawowe dane osobowe – w szczególności takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe takie jak adres, adres e-mail, numer telefonu,
   2. dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą – w szczególności takie jak firma przedsiębiorcy, siedziba i adres, numer NIP,
   3. dane finansowe i gospodarcze – w szczególności informacje niezbędne do wystawienia faktury, prowadzenia dokumentacji księgowej.

§ 5

1. Procesor oświadcza, że zastosował wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa Danych osobowych, co najmniej wymagane w rozumieniu art. 32 RODO.
2. Usługodawca, jego Subprocesorzy i inne osoby działające z upoważnienia Usługodawcy, które mają dostęp do danych osobowych, podlegają obowiązkowi zachowania poufności i zachowują tajemnicę zawodową w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Usługodawca zobowiązuje się zapewnić, aby każdy Subprocesor lub inne osoby działające pod jego zwierzchnictwem, przestrzegały zobowiązania do zachowania poufności.
3. Usługobiorca jest objęty obowiązkiem zachowania poufności w odniesieniu do wszelkiej dokumentacji i informacji otrzymanych od Usługodawcy, związanych z wdrożonymi technicznymi i organizacyjnymi środkami bezpieczeństwa Usługodawcy i jego Subprocesorów, a także innych informacji, które procesor chce zachować w tajemnicy.
4. Obowiązek zachowania poufności ma również zastosowanie po rozwiązaniu niniejszej umowy.

§ 6

1. O ile nie uzgodniono inaczej lub co innego nie wynika z obowiązujących przepisów, Usługobiorca jest uprawniony do żądania dostępu do wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez Usługodawcę.
2. Jeżeli Usługodawca lub Subprocesor otrzyma wniosek od Podmiotu Danych związany z przetwarzaniem danych osobowych, Usługodawca prześle taki wniosek do Usługobiorcy, chyba że co innego wynika z obowiązujących przepisów prawa lub instrukcji przekazanych przez Usługobiorcę.
3. Usługodawca wspiera Usługobiorcę przy realizacji jego obowiązku w zakresie udzielania odpowiedzi na wnioski o skorzystanie z praw Podmiotu danych określonych w przepisach dotyczących ochrony danych w zakresie:
   1. dostępu do danych osobowych,
   2. sprostowania danych osobowych,
   3. usunięcia danych osobowych,
   4. ograniczenie przetwarzania danych osobowych
   5. realizacji prawa do całkowitego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
   6. prawa do otrzymywania danych osobowych (możliwość przenoszenia danych).
4. Jeżeli Usługodawca lub Subprocesor otrzyma żądanie udzielenia dostępu lub informację od właściwego organu nadzorczego dotyczącą zarejestrowanych danych osobowych lub przetwarzania danych objętych niniejszą Umową, Usługodawca powiadomi Usługobiorcę o tym fakcie i przekaże mu otrzymane żądanie.
5. Jeżeli Usługobiorca jest zobowiązany do przeprowadzenia oceny skutków lub skonsultowania się z organem nadzorczym w związku z przetwarzaniem Danych osobowych przetwarzanych w ramach niniejszej Umowy, Usługodawca zapewni Usługobiorcy wsparcie w tym zakresie.

§ 7

1. Usługodawca powiadamia Usługobiorcę niezwłocznie (jednak nie później niż w czasie 24 godzin) po powzięciu wiadomości o naruszeniu związanym z przetwarzaniem danych osobowych. Usługobiorca jest odpowiedzialny za powiadomienie o naruszeniu danych osobowych właściwego organu nadzoru.
2. W powiadomieniu Usługodawca powinien określić co najmniej:
   1. charakter naruszenia danych osobowych, w tym, w miarę możliwości, kategorie i przybliżoną liczbę zainteresowanych Podmiotów danych oraz kategorie i przybliżoną liczbę danych osobowych, których dotyczy naruszenie,
   2. prawdopodobne negatywne skutki jakie może spowodować naruszenie danych osobowych,
   3. środki podjęte lub proponowane przez Usługodawcę w celu wyeliminowania naruszenia danych osobowych, w tym, w stosownych przypadkach, środki mające na celu złagodzenie ich ewentualnych negatywnych skutków.
3. Jeśli Usługobiorca jest zobowiązany do poinformowania Podmiotów danych o naruszeniu ich danych osobowych, Usługodawca współpracuje w tym zakresie z Usługobiorcą, w tym udziela Usługobiorcy, jeśli jest w posiadaniu takich danych, niezbędnych informacji kontaktowych do zainteresowanych Podmiotów danych.

§ 8

1. Usługobiorca gwarantuje, że dane osobowe są przetwarzane w celach zgodnych z prawem, oraz że Usługobiorca nie przetwarza więcej danych osobowych niż jest to wymagane do spełnienia tych celów.
2. Usługobiorca zobowiązuje się do zapewnienia, że w momencie przekazania danych osobowych Usługodawcy istnieć będzie ważna podstawa prawna do ich przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda osoby, zgoda ta jest udzielana wyraźnie, dobrowolnie oraz jednoznacznie.
3. Usługobiorca gwarantuje, że osoby, których dane osobowe są przetwarzane, otrzymały wystarczające informacje na temat przetwarzania swoich danych osobowych.

 

Ogólne warunki świadczenia usług księgowych

§1

Niniejszy dokument (zwany dalej „OW”) określa szczegółowe warunki i zasady świadczenia przez Usługodawcę usług księgowych na rzecz Usługobiorców.

Zasady świadczenia Usług

§ 2

1. Przez usługi księgowe w rozumieniu OW rozumie się jeden z rodzaju:
   1. prowadzenie pełnej księgowości,
   2. prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów,
   3. prowadzenie Karty podatkowej,
   4. prowadzenie księgowości w formie Ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
2. Szczegółowy zakres czynności wchodzących w zakres poszczególnych usług księgowych określa załącznik do niniejszego OW.
3. Czynności wskazane powyżej nie obejmują nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Usługobiorcy oraz weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczanej przez Usługobiorcę.

§ 3

1. Świadczenie usług księgowych następuje przy zastosowaniu serwisu internetowego służącego do wzajemnej komunikacji Usługodawcy i Usługobiorcy, po prawidłowym zarejestrowaniu się w serwisie przez Usługobiorcę.
2. Usługobiorca zamierzający korzystać z usług księgowych powinien:
   1. zarejestrować się w serwisie w sposób określony w Regulaminie,
   2. złożyć oświadczenie o zamiarze zawarcia umowy o świadczenie usług księgowych,
   3. podać dane niezbędne do prawidłowego korzystania z usług księgowych,
   4. zapłacić wynagrodzenie należne Usługodawcy.
3. Najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych Usługodawca potwierdza zawarcie umowy o świadczenie usług księgowych. Przyjmuje się, że umowa zostaje zawarta z dniem potwierdzenia zawarcia umowy i od tego dnia oblicza się Okres Abonamentowy.

§ 4

1. Całość usług księgowych świadczona jest przez serwis internetowy Usługodawcy. W szczególności Usługobiorca przekazuje Usługodawcy dokumenty księgowe, a Usługodawca udziela Usługobiorcy stosownych informacji za pośrednictwem serwisu internetowego.
2. Usługobiorca jest zobowiązany do:
   1. właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych oraz zaistniałych zdarzeń,
   2. przekazywania na bieżąco Usługodawcy:
      1. wszelkich dokumentów, niezbędnych do ogólnopodatkowej i rachunkowej obsługi (dotyczących jej założenia, organizacji i powiązań gospodarczych z kontrahentami) i innych,
      2. kompletnych i odpowiednio opisanych dokumentów stanowiących podstawę wpisów do księgi i ewidencji na bieżąco, nie później niż do 13 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,
      3. dokumentów i danych niezbędnych do sporządzania akt osobowych, rozliczeń pracowniczych oraz ubezpieczeń społecznych na bieżąco, maksymalnie 5 dni po zdarzeniu,
   3. informowania na bieżąco Usługodawcy o:
      1. wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie aktywów i pasywów,
      2. zawarciu, rozwiązaniu, wygaśnięciu, zmianach umów, których jedną ze stron jest Usługobiorca,
      3. wszelkich podlegających opodatkowaniu przychodach (obrotach),
      4. wszelkich zmianach mających wpływ na prawidłowe sporządzanie rozliczeń pracowniczych, ubezpieczeń społecznych, innej dokumentacji związanej z ruchem załogi oraz o wywiązaniu się z obowiązków płatnika,
      5. innych zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonanie zleconych czynności.
   4. stosowania się do wskazówek i zaleceń Zleceniobiorcy, wynikających z przepisów prawa i postanowień niniejszej umowy.
3. Usługobiorca powinien przekazywać dokumenty księgowe sporządzone w sposób rzetelny i dokumentujące dokonaną czynność w sposób zgodny z prawdą niezwłocznie, nie później jednak niż do 13. dnia miesiąca.
4. Usługodawca może odmówić wykonania czynności, jeśli dostarczone przez Usługobiorcę dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Usługodawcę na odpowiedzialność karną, wyrządziło szkodę lub doprowadziło do wyrządzenia szkody innej osobie.

§ 5

1. Usługodawca:
   1. niezwłocznie informuje Usługobiorcę o ewentualnych brakach i wadach otrzymabych dokumentów,
   2. przekazuje informację o należnościach podatkowych oraz z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.
2. Wyłącznie uprawnionym i zobowiązanym do uregulowania wszelkich składek, podatków i innych należności publicznoprawnych jest Usługobiorca.
3. Usługodawca nie świadczy usług w zakresie opłacania składek składek, podatków lub innych należności publicznoprawnych.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki opłacenia lub nieopłacenia składek, podatków lub innych należności publicznoprawnych.
5. Usługodawca przekazuje deklaracje podatkowych i ZUS do właściwych organów we właściwych terminach.

§ 6

1. Strony zgodnie ustalają, iż miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest siedziba Usługodawcy.
2. Usługodawca informuje, iż posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w razie wystąpienia szkody wyrządzonej wskutek świadczenia Usług.
3. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku ze świadczeniem Usługi.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

§ 7

1. Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem z Usług jest Usługobiorca.
2. Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych w imieniu Usługobiorcy.
3. Usługodawca zapewnia ochronę i bezpieczeństwa danych osobowych, zobowiązuje się do ich przetwarzania wyłącznie w celu określonym przez usługobiorcę, z najwyższą starannością. Usługodawca przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz zawartą umową.
4. Podmiotem danych w rozumieniu niniejszej umowy jest osoba, której dane osobowe są przetwarzane.

§ 8

1. Wyłącznie uprawnionym do określania celu i sposobu przetwarzania danych osobowych jest Usługobiorca.
2. Usługodawca, podmiot, z usług którego korzysta Usługodawca („Subprocesor” i inne osoby działające z upoważnienia Usługodawcy, które mają dostęp do danych osobowych, przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie Usługobiorcy, chyba że obowiązujący przepis prawa stanowi inaczej.
3. Usługodawca może odmówić wykonania polecenia, które stanowi naruszenie rozporządzenia RODO lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.

§ 9

1. Usługodawca może powierzyć innemu podmiotowi („Subprocesor”) przetwarzanie danych osobowych powierzonych mu na postawie niniejszej Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Usługobiorcy. Usługodawca informuje Usługobiorcę o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących ustanowienia Subprocesorów, a Usługobiorca ma prawo sprzeciwu wobec takich zmian.
2. Usługodawca zapewnia, że obowiązki Subprocesora w zakresie ochrony danych osobowych będą określone w sposób co najmniej odpowiadający niniejszej umowie, w  szczególności Subprocesor będzie miał obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom przepisów prawa.
3. Usługodawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Usługobiorcy za działania i zaniechania Subprocesora.

§ 10

1. Strony określają następujące warunki przetwarzania powierzonych danych osobowych powierzonych:
   1. przedmiot i czas trwania przetwarzania – Usługodawca upoważniony jest do przetwarzania wyłącznie danych osobowych, których administratorem jest Usługobiorca w związku z korzystaniem z usług, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w okresie świadczenia tych usług przez Usługobiorcę,
   2. charakter i cel przetwarzania – Usługodawca upoważniony jest do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w związku ze świadczeniem usług, o których mowa w ust. 1,
   3. kategorie osób, których dane dotyczą – osoby będące kontrahentami, kontrahentami, pracownikami Usługobiorcy, których dane mogą być przetwarzane w związku z korzystaniem ze świadczonych Usług
   4. rodzaj danych osobowych:
      1. podstawowe dane osobowe – w szczególności takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe takie jak adres, adres e-mail, numer telefonu,
      2. dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą – w szczególności takie jak firma przedsiębiorcy, siedziba i adres, numer NIP,
      3. dane finansowe i gospodarcze – w szczególności informacje niezbędne do wystawienia faktury, prowadzenia dokumentacji księgowej.

§ 11

1. Procesor oświadcza, że zastosował wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa Danych osobowych, co najmniej wymagane w rozumieniu art. 32 RODO.
2. Usługodawca, jego Subprocesorzy i inne osoby działające z upoważnienia Usługodawcy, które mają dostęp do danych osobowych, podlegają obowiązkowi zachowania poufności i zachowują tajemnicę zawodową w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Usługodawca zobowiązuje się zapewnić, aby każdy Subprocesor lub inne osoby działające pod jego zwierzchnictwem, przestrzegały zobowiązania do zachowania poufności.
3. Usługobiorca jest objęty obowiązkiem zachowania poufności w odniesieniu do wszelkiej dokumentacji i informacji otrzymanych od Usługodawcy, związanych z wdrożonymi technicznymi i organizacyjnymi środkami bezpieczeństwa Usługodawcy i jego Subprocesorów, a także innych informacji, które procesor chce zachować w tajemnicy.
4. Obowiązek zachowania poufności ma również zastosowanie po rozwiązaniu niniejszej umowy.

§ 12

1. O ile nie uzgodniono inaczej lub co innego nie wynika z obowiązujących przepisów, Usługobiorca jest uprawniony do żądania dostępu do wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez Usługodawcę.
2. Jeżeli Usługodawca lub Subprocesor otrzyma wniosek od Podmiotu Danych związany z przetwarzaniem danych osobowych, Usługodawca prześle taki wniosek do Usługobiorcy, chyba że co innego wynika z obowiązujących przepisów prawa lub instrukcji przekazanych przez Usługobiorcę.
3. Usługodawca wspiera Usługobiorcę przy realizacji jego obowiązku w zakresie udzielania odpowiedzi na wnioski o skorzystanie z praw Podmiotu danych określonych w przepisach dotyczących ochrony danych w zakresie
   1. dostępu do danych osobowych,
   2. sprostowania danych osobowych,
   3. usunięcia danych osobowych,
   4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych
   5. realizacji prawa do całkowitego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
   6. prawa do otrzymywania danych osobowych (możliwość przenoszenia danych).
4. Jeżeli Usługodawca lub Subprocesor otrzyma żądanie udzielenia dostępu lub informację od właściwego organu nadzorczego dotyczącą zarejestrowanych danych osobowych lub przetwarzania danych objętych niniejszą Umową, Usługodawca powiadomi Usługobiorcę o tym fakcie i przekaże mu otrzymane żądanie.
5. Jeżeli Usługobiorca jest zobowiązany do przeprowadzenia oceny skutków lub skonsultowania się z organem nadzorczym w związku z przetwarzaniem Danych osobowych przetwarzanych w ramach niniejszej Umowy, Usługodawca zapewni Usługobiorcy wsparcie w tym zakresie.

§ 13

1. Usługodawca powiadamia Usługobiorcę niezwłocznie (jednak nie później niż w czasie 24 godzin) po powzięciu wiadomości o naruszeniu związanym z przetwarzaniem danych osobowych. Usługobiorca jest odpowiedzialny za powiadomienie o naruszeniu danych osobowych właściwego organu nadzoru.
2. W powiadomieniu Usługodawca powinien określić co najmniej:
   1. charakter naruszenia danych osobowych, w tym, w miarę możliwości, kategorie i przybliżoną liczbę zainteresowanych Podmiotów danych oraz kategorie i przybliżoną liczbę danych osobowych, których dotyczy naruszenie,
   2. prawdopodobne negatywne skutki jakie może spowodować naruszenie danych osobowych,
   3. środki podjęte lub proponowane przez Usługodawcę w celu wyeliminowania naruszenia danych osobowych, w tym, w stosownych przypadkach, środki mające na celu złagodzenie ich ewentualnych negatywnych skutków.
3. Jeśli Usługobiorca jest zobowiązany do poinformowania Podmiotów danych o naruszeniu ich danych osobowych, Usługodawca współpracuje w tym zakresie z Usługobiorcą, w tym udziela Usługobiorcy, jeśli jest w posiadaniu takich danych, niezbędnych informacji kontaktowych do zainteresowanych Podmiotów danych.

§ 14

1. Usługobiorca gwarantuje, że dane osobowe są przetwarzane w celach zgodnych z prawem, oraz że Usługobiorca nie przetwarza więcej danych osobowych niż jest to wymagane do spełnienia tych celów.
2. Usługobiorca zobowiązuje się do zapewnienia, że w momencie przekazania danych osobowych Usługodawcy istnieć będzie ważna podstawa prawna do ich przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda osoby, zgoda ta jest udzielana wyraźnie, dobrowolnie oraz jednoznacznie.
3. Usługobiorca gwarantuje, że osoby, których dane osobowe są przetwarzane, otrzymały wystarczające informacje na temat przetwarzania swoich danych osobowych.

Postanowienia końcowe

§ 15

Usługobiorca wyraża zgodę na korzystanie przez Usługodawcę w celach informacyjnych z następujących danych Usługobiorcy: firmy (nazwy przedsiębiorstwa), znaku towarowego oraz innych oznaczeń, pod jakim Usługobiorca prowadzi działalność gospodarczą. Usługodawca może korzystać z danych Usługobiorcy wyłącznie w celu informowania użytkowników o podmiotach, na których rzecz świadczy usługi, na własnej stronie internetowej.

§ 16

W zakresie nieuregulowanym w OW stosuje się postanowienia Regulaminu.

 

Podstawowy zakres czynności świadczonych przez Usługodawcę

1. Ogólnopodatkowa obsługa firmy: 
   1. aktualizacja danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym oraz składanie niezbędnych informacji, po ich otrzymaniu od Zleceniodawcy,
   2. aktywny udział w postępowaniu kontrolnym przeprowadzanym w siedzibie Zleceniobiorcy, dotyczącym okresu prowadzenia przez niego ksiąg rachunkowych, poprzez składanie ustnych i pisemnych wyjaśnień,
   3. odpowiedzialność odszkodowawcza za rzeczywiste szkody poniesione przez Zleceniodawcę,
   4. konsultacje i uzgodnienia z prowadzącym pracownikiem Zleceniobiorcy,
   5. informacja finansowa dokonana w oparciu o zakładowy plan kont,
2. Prowadzenie księgi i rejestrów VAT:
   1. odbiór i weryfikacja rachunkowa dokumentacji źródłowej,
   2. weryfikacja dokumentacji księgowej pod względem formalnym,
   3. dekretacja – ocena dokumentów księgowych w świetle prawa bilansowego i podatkowego wraz ze sposobem uwidocznienia w księdze,
   4. sporządzanie PK na podstawie otrzymanej dokumentacji i własnych księgowań,
   5. rozliczanie raportów fiskalnych, sporządzanie faktur wewnętrznych oraz uzgodnienia sprzedaży,
   6. wprowadzanie zapisów do księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
   7. dokonanie wydruków zestawienia bilansowego w celu sporządzenia miesięcznego rozliczenia w podatku dochodowym,
   8. dokonanie wydruków rejestrów w celu rozliczenia podatku VAT,
   9. rozliczenie podatków w deklaracjach w podatku dochodowym, w podatku VAT oraz przygotowanie stosownych informacji do przelewów,
   10. uzgodnienia kont rozrachunkowych,
   11. wydrukowanie potwierdzeń sald rozrachunkowych za dany rok obrotowy i przesłanie ich kontrahentom,
   12. przechowywanie dokumentacji źródłowej i ksiąg za bieżący rok do czasu ich wydania zgodnie z umową,
   13. dokonanie wydruków kont rozrachunkowych i przekazanie Zleceniodawcy do analizy (raz na kwartał).
3. Prowadzenie ewidencji środków trwałych.
4. Płace i ZUS: Administracja ogólna:
   1. sporządzanie dokumentacji aktualizacyjnej płatnika lub ubezpieczonego,
   2. korekty błędów generowanych przez system komputerowy ZUS,
   3. korespondencja z i innymi instytucjami,
   4. przekaz elektroniczny deklaracji rozliczeniowych,
   5. konsultacje i uzgodnienia z prowadzącym pracownikiem Zleceniobiorcy,
   6. odpowiedzialność odszkodowawcza za rzeczywiste szkody poniesione przez Zleceniodawcę.
5. Rozliczenia płac i ZUS:
   1. wprowadzenie do systemu komputerowego zatrudnionego lub zwolnionego pracownika,
   2. obliczanie dodatkowych składników wynagrodzenia /ekwiwalenty, dodatki, odprawy, ryczałty/na podstawie informacji otrzymanej od Zleceniodawcy,
   3. sporządzanie listy płac pracowników z uwzględnieniem absencji,
   4. zgłaszanie płatnika, ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych,
   5. sporządzenie raportów miesięcznych i deklaracji rozliczeniowych
   6. wyrejestrowanie płatnika, ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych lub z ubezpieczenia zdrowotnego,
   7. przygotowanie dokumentacji niezbędnej do uzyskania zasiłku chorobowego,
   8. dokonywanie korekt i rozliczanie nadwyżek związanych z wypłatą zasiłku chorobowego,
   9. dostarczanie do ZUS kompletu dokumentacji zwolnień lekarskich,
   10. sporządzanie informacji o wysokości zaliczki miesięcznej na podatek dochodowy od osób fizycznych
   11. prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników,
   12. korekty nie spowodowane winą Zleceniodawcy,
   13. kontrola terminów płatności zaliczek i składek ubezpieczeniowych.
6. Kadry: administracja ogólna:
   1. aktualizacja danych pracownika w aktach osobowych,
   2. korespondencja z PIP i innymi instytucjami,
   3. Korekty dokumentacji pracowniczej nie spowodowane winą Zleceniodawcy,
   4. konsultacje i uzgodnienia z prowadzącym pracownikiem Zleceniodawcy,
   5. odpowiedzialność odszkodowawcza za rzeczywiste szkody poniesione przez Zleceniodawcę.
7. Prowadzenie akt osobowych:
   1. przygotowanie umów o pracę, aneksów, wypowiedzeń oraz rozwiązanie umów o pracę,
   2. kompletowanie dokumentów pracowniczych i prowadzenie akt osobowych,
   3. przygotowanie informacji o warunkach pracy jako załącznik do umowy o pracę,
   4. przygotowanie pracownikom zaświadczeń i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem,
   5. prowadzenie karty urlopów i karty czasu pracy,
   6. sporządzenie wymaganych regulaminów: pracy, wynagrodzeń, funduszu socjalnego,
   7. przygotowanie stosownych oświadczeń pracowniczych.