Krajowy System e-Faktur

Sprawdź, czy musisz korzystać z KSeF

Nie daj się zaskoczyć i bądź przygotowany na KSeF. Poznaj termin obowiązywania KSeF dla Twojej firmy i uniknij niespodzianek.

Wysyłaj i odbieraj faktury z KSeF w Taxly

Taxly jest w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. Bez problemu wyślesz do KSeF swoje faktury sprzedażowe oraz przejrzysz automatycznie pobrane z KSeF faktury zakupowe.

Wysyłanie faktur sprzedaży

Wystawiasz fakturę w Taxly a następnie wysyłasz ją jednym kliknięciem do KSeF. System samodzielnie sprawdzi poprawność struktury FA(3) a Ty otrzymasz numer KSeF i UPO jako dowód dostarczenia.

Połącz z KSeF

Automatyczne pobieranie kosztów

Nie musisz nic robić, aby pobrać faktury zakupowe od innych kontrahentów — Taxly pobiera je automatycznie z KSeF a Ty dostajesz powiadomienie o nowych fakturach. Masz pełną kontrolę nad tym, które faktury powinny być rozliczone.

Połącz z KSeF

KSeF – od kiedy obowiązkowy i kogo dotyczy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Jego celem jest pełna cyfryzacja obiegu faktur, zwiększenie transparentności rozliczeń oraz uszczelnienie systemu VAT.

Choć o KSeF mówi się od kilku lat, dopiero teraz przedsiębiorcy muszą realnie przygotować się na jego obowiązkowe wdrożenie. Co istotne, KSeF nie zacznie obowiązywać wszystkich firm w tym samym momencie. Terminy zależą od skali działalności, rodzaju sprzedaży oraz statusu podatnika.

Właśnie dlatego na tej stronie możesz sprawdzić, od kiedy KSeF będzie obowiązywał Twoją firmę, zamiast samodzielnie interpretować skomplikowane przepisy.

Obowiązkowy KSeF – kluczowe terminy według Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa wprost wskazują, że wdrożenie KSeF będzie następować etapami.

Najważniejsze daty, które powinien znać każdy przedsiębiorca, to:

1 lutego 2026 r. – obowiązek odbierania faktur zakupowych z KSeF dla podatników VAT.
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur sprzedaży w KSeF dla większości firm.
1 stycznia 2027 r. – późniejszy termin dla firm o mniejszej skali sprzedaży.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli jeszcze nie musisz wysyłać faktur do KSeF, możesz być już zobowiązany do ich odbierania.

Odbieranie i wysyłanie faktur w KSeF – dwa różne obowiązki

Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie KSeF jako jednego, jednolitego obowiązku. Tymczasem przepisy jasno rozróżniają dwa obszary.

W ramach KSeF przedsiębiorca może być zobowiązany do:

odbierania faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów,
wysyłania własnych faktur sprzedaży do KSeF.

Te obowiązki mogą zacząć obowiązywać w różnych terminach. Dlatego tak ważne jest posiadanie narzędzia, które umożliwia zarówno odbiór, jak i wysyłkę faktur — np. zintegrowanej aplikacji do faktur.

KSeF a sprzedaż B2C – kiedy system pozostaje dobrowolny

KSeF w obecnym kształcie koncentruje się głównie na fakturach w relacjach B2B. W przypadku firm sprzedających wyłącznie osobom prywatnym sytuacja wygląda inaczej.

Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF może pozostać dobrowolne, jeśli:

sprzedajesz wyłącznie osobom fizycznym,
nie wystawiasz faktur B2B,
nie jesteś zobowiązany do dokumentowania sprzedaży fakturami.

Nadal jednak możesz być zobowiązany do odbierania faktur kosztowych z KSeF, co oznacza konieczność dostępu do systemu.

Kary za brak KSeF i zapowiadana abolicja w 2026 roku

Przepisy przewidują sankcje za niewystawienie faktury w KSeF lub wystawienie jej niezgodnie z wymaganiami. Mowa tu m.in. o karach pieniężnych nakładanych przez organy skarbowe.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów zapowiada okres przejściowy w 2026 roku, w ramach którego:

kontrole mają mieć charakter edukacyjny,
kary nie będą nakładane automatycznie,
liczyć się będzie realna próba wdrożenia KSeF.

Nie oznacza to jednak całkowitego braku odpowiedzialności — firmy, które całkowicie zignorują KSeF, nadal narażają się na konsekwencje.

Dlaczego warto sprawdzić swój termin KSeF już teraz

Wczesne ustalenie terminu obowiązywania KSeF pozwala uniknąć nerwowych decyzji, błędów technicznych i chaosu organizacyjnego.

Dzięki ankiecie dostępnej na tej stronie możesz:

sprawdzić, od kiedy musisz odbierać faktury z KSeF,
ustalić termin obowiązkowej wysyłki faktur sprzedaży,
ocenić, czy KSeF jest dla Ciebie obowiązkowy czy dobrowolny.

To najprostszy sposób, by przygotować firmę na zmiany i uniknąć przykrych niespodzianek w 2026 roku.

KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Poznaj odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące wdrożenia oraz integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur (w formacie FA). Każdy dokument dostaje unikalny numer KSeF, a doręczenie potwierdza UPO, co zapewnia pełną ścieżkę audytu. System ujednolica standard faktur i umożliwia obsługę przez portal lub API.

Osoba fizyczna może zalogować się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Spółki często używają pieczęci kwalifikowanej albo tokenów z uprawnieniami.

UPO to urzędowe potwierdzenie, że faktura dotarła do KSeF — w Taxly UPO zapisuje się automatycznie przy wysyłce.

Błędy walidacyjne pokażemy przed wysyłką; błędy komunikacji obsługujemy retry/kolejką, a status dokumentu aktualizujemy po otrzymaniu numeru KSeF/UPO.

Tak, numer własny faktury pozostaje bez zmian, a KSeF nadaje dodatkowy numer KSeF. Chronologia wysyłki i numeracji jest zgodna z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

KSeF przechowuje e-Faktury, a Taxly zapewnia szybki dostęp, wyszukiwarkę i kopie robocze dla Twojej wygody.