KSeF kojarzy się głównie z wystawianiem faktur sprzedażowych, ale dla wielu firm prawdziwa zmiana zaczyna się po stronie zakupów: „czy w KSeF znajdę faktury od telekomu, leasingu albo ze stacji paliw?”. Odpowiedź brzmi: coraz częściej tak, ale nie zawsze, nie od każdego i nie w każdej sytuacji. Poniżej rozkładam temat na czynniki pierwsze – praktycznie, bez mitów i bez obiecywania, że każda faktura magicznie pojawi się sama.
Co to znaczy „faktura zakupowa dostępna w KSeF”
Faktura zakupowa jest „w KSeF” wtedy, gdy sprzedawca wystawił ją jako fakturę ustrukturyzowaną i system nadał jej numer KSeF. W praktyce oznacza to, że dokument trafia do centralnej „listy faktur” przypisanej do NIP nabywcy i możesz go tam wyszukać oraz pobrać w narzędziu MF albo przez integrację systemową. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że po zalogowaniu zobaczysz na liście wszystkie faktury wystawione dla Twojego NIP w KSeF, a odebrany dokument można pobrać, zapisać i wydrukować.
Kluczowe słowo: „wystawione w KSeF”. Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę poza KSeF (bo mógł, bo miał wyjątek, bo proces jeszcze nie dojrzał) – to tej faktury w KSeF po prostu nie będzie. I to nie jest błąd systemu, tylko efekt przepisów przejściowych oraz praktyk rynkowych.
Od kiedy realnie zaczniesz widzieć zakupy w KSeF
Od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur w KSeF staje się realnym obowiązkiem operacyjnym, szczególnie w relacjach z największymi podmiotami, które jako pierwsze weszły w obowiązkowe e-fakturowanie. MF opisuje wprost, że od 1 lutego 2026 r. możesz odbierać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi, a możliwość testowania odbioru była uruchomiona wcześniej.
To jednak nie oznacza, że od tej daty „wszystko” będzie tylko w KSeF. Przepisy przejściowe do końca 2026 r. dają wciąż legalne ścieżki wystawiania części dokumentów poza KSeF w określonych warunkach – i rynek będzie z nich korzystał tam, gdzie procesy masowe (np. na kasach fiskalnych) są najtrudniejsze do przebudowy z dnia na dzień.
Telekomy: Orange i T-Mobile – kiedy faktura „wpada” do KSeF
W telekomach scenariusz jest zwykle najprostszy: faktury są cykliczne, generowane w dużej skali i łatwo je ustandaryzować. Orange oficjalnie komunikuje, że od 1 lutego 2026 r. faktury VAT dla klientów posiadających NIP mają być dostępne wyłącznie w KSeF. To oznacza, że jeśli jesteś klientem firmowym Orange i na umowie widnieje NIP, możesz oczekiwać, że dokument będzie do odebrania jako faktura ustrukturyzowana.
W przypadku T-Mobile i innych operatorów mechanizm jest analogiczny: faktura jest ustrukturyzowana (XML), system ją waliduje i nadaje numer KSeF, a Ty odbierasz ją jako nabywca w swojej „skrzynce” KSeF.
Najczęstsze źródła rozczarowań są dwa. Po pierwsze: faktura wystawiona na osobę fizyczną (bez NIP) nie będzie zachowywać się jak faktura B2B „do Twojego NIP”, nawet jeśli płaci za nią firma – tu liczy się to, co jest na dokumencie. Po drugie: korekty i dokumenty dodatkowe mogą mieć własny rytm publikacji (zależy od wystawcy i jego procesów), więc „nie ma jeszcze w KSeF” czasem oznacza po prostu, że sprzedawca jeszcze jej nie wysłał albo wysłał w trybie dopuszczalnym poza KSeF.
Leasing i wynajem długoterminowy: Volkswagen Financial Services, mLeasing, Arval, Vehis
W leasingu oraz wynajmie długoterminowym faktury zwykle pojawiają się raz w miesiącu i są krytyczne dla kosztów oraz VAT. Tu KSeF jest naturalnym kierunkiem, ale wdrożenia bywają bardziej złożone niż w telekomach, bo oprócz „zwykłej” faktury często dochodzą załączniki, harmonogramy, noty, dokumenty ubezpieczeniowe czy rozliczenia szkód.
Warto mieć z tyłu głowy prostą zasadę: KSeF przenosi fakturę jako dane ustrukturyzowane, natomiast „pakiet dokumentów do umowy” nie zawsze da się w całości zamknąć w jednej fakturze ustrukturyzowanej. Dlatego nawet jeśli Volkswagen Financial Services, mLeasing, Arval czy Vehis wystawią fakturę w KSeF, część materiałów towarzyszących może nadal przychodzić innym kanałem. To normalne – i często nie jest problemem księgowym, tylko obiegiem dokumentów.
Praktyczna wskazówka: w firmach, gdzie leasingów jest wiele (auta, sprzęt, kilka spółek lub oddziałów), kluczowa staje się konsekwencja w danych nabywcy. Ten sam leasingodawca potrafi wystawiać faktury dla różnych podmiotów z grupy – a w KSeF „adresatem” jest konkretny NIP. Jeśli pomylisz NIP lub strukturę nabywcy w umowie, to potem nie pomoże nawet najlepsza wyszukiwarka.
Paliwo: Orlen, Shell i realia stacji paliw
Paliwo to najbardziej „codzienny” koszt – i jednocześnie najbardziej zdradliwy w rozmowie o KSeF. Dlaczego? Bo znacząca część sprzedaży na stacjach jest realizowana przez kasy fiskalne, a przepisy przejściowe do końca 2026 r. pozwalają w określonych przypadkach na wystawianie dokumentów w innych formach niż KSeF, w tym także na stosowanie paragonów uznanych za fakturę do określonej kwoty.
W efekcie możesz spotkać się z kilkoma równoległymi modelami. Jeden – coraz częstszy – to wystawianie faktur dla firm w KSeF i wydawanie na stacji jedynie wizualizacji lub potwierdzenia transakcji z kodem QR, które pozwala zweryfikować obecność faktury w systemie. MF opisuje wprost, że sprzedawca może wydać potwierdzenie transakcji lub wizualizację z QR, a zeskanowanie kodu umożliwia sprawdzenie, czy faktura jest już w KSeF.
Drugi model – wciąż możliwy w okresie przejściowym – to faktury „kasowe” albo dokumenty wystawiane w sposób dopuszczony przepisami przejściowymi, co w praktyce oznacza, że nie każda faktura paliwowa od razu wyląduje w KSeF. Media branżowe i komentarze rynkowe wskazują, że część stacji może pozostać przy dokumentach z kas fiskalnych w zakresie dopuszczonym przepisami.
Dodatkowy niuans: w firmach z kartami paliwowymi (flotowymi) faktura często jest zbiorcza, a pojedyncze tankowania są tylko zdarzeniami rozliczeniowymi. W takim układzie w KSeF będziesz widzieć fakturę zbiorczą od wystawcy rozliczającego kartę, a nie „mikrofaktury” z każdej stacji.
Dlaczego „nie widzę faktury”, mimo że sprzedawca jest duży
Najczęstsza przyczyna jest prosta: faktura nie została wystawiona jako ustrukturyzowana, bo sprzedawca skorzystał z dopuszczalnej alternatywy (okres przejściowy, szczególne przypadki sprzedaży, model kasowy). Druga przyczyna to dane nabywcy: jeżeli faktura poszła na inny NIP, albo na osobę bez NIP, to nie trafi na Twoją listę w KSeF.
Trzecia przyczyna to dostęp. KSeF wymaga uwierzytelnienia i autoryzacji – a w przypadku podmiotów innych niż JDG zdarza się, że ktoś w firmie „myśli, że ma dostęp”, a formalnie jeszcze go nie ma. MF wskazuje, że jeśli nie prowadzisz JDG i nie masz pieczęci kwalifikowanej, potrzebujesz złożenia ZAW-FA, aby uzyskać dostęp do KSeF.
Jak podejść do KSeF po stronie zakupów, żeby to działało w praktyce
Najpierw porządkuj dostęp i role: bez tego KSeF będzie wyglądał jak „czarna skrzynka”, w której faktury są, ale nie dla Ciebie. Potem ustal zasady danych nabywcy u dostawców – szczególnie tam, gdzie masz wiele spółek, oddziałów lub marek. Dopiero na końcu optymalizuj automatyzację.
W Taxly temat zakupów w KSeF warto spiąć z procesem księgowym i kontrolą kosztów, bo sama obecność faktury w systemie niczego nie rozlicza. Jeśli faktura od Orange, T-Mobile, Orlen, Shell czy leasingodawcy trafia do KSeF, dalej trzeba ją zakwalifikować, opisać i połączyć z płatnością. W tym kontekście naturalnie łączą się zagadnienia opisane przy KSeF z tym, jak działa asystent finansowy oraz funkcje takie jak zarządzanie kosztami i integracje.
Jeżeli chcesz myśleć o KSeF strategicznie, potraktuj go jak źródło danych, a nie jak „nową skrzynkę mailową”. Wtedy pytanie „czy znajdę faktury zakupowe w KSeF?” zmienia się w pytanie właściwe: „jak szybko wykryję brak faktury, jak ją powiążę z transakcją i jak ograniczę ręczne przepisywanie”. To jest moment, w którym KSeF przestaje być obowiązkiem, a zaczyna być przewagą operacyjną.
Podsumowanie: czego możesz oczekiwać już teraz
Faktury zakupowe w KSeF będą się pojawiać przede wszystkim tam, gdzie wystawcy masowo przeszli na faktury ustrukturyzowane: w telekomach (np. Orange, T-Mobile) oraz u dużych dostawców usług dla biznesu. W paliwach (Orlen, Shell i inni) przez pewien czas zobaczysz miks modeli – część dokumentów w KSeF, część w formach dopuszczonych przepisami przejściowymi. W leasingu (Volkswagen Financial Services, mLeasing, Arval, Vehis) faktury w KSeF są logicznym kierunkiem, ale „pełny pakiet dokumentów” może nadal żyć w kilku kanałach.
Najważniejsze: brak faktury w KSeF nie zawsze oznacza błąd. Często oznacza tylko tyle, że sprzedawca legalnie wystawił ją inaczej albo że dane nabywcy lub dostęp w firmie wymagają uporządkowania. A to – na szczęście – da się naprawić szybciej niż reputację po spóźnionej płatności.
