Co oznacza podwyższony limit w praktyce

Zwolnienie podmiotowe polega na tym, że przedsiębiorca nie nalicza VAT na sprzedaży i co do zasady nie rozlicza tego podatku cyklicznie. Warunek jest prosty: wartość sprzedaży opodatkowanej (bez VAT) w poprzednim roku nie może przekroczyć ustawowego progu. Od 2026 r. próg ten wynosi 240 000 zł rocznie. Dla firm na granicy wcześniejszego limitu to dodatkowe 40 000 zł przestrzeni na sprzedaż bez obowiązku rejestracji jako VAT czynny.

„Limit VAT” to nie „przychód” – najczęstszy błąd w interpretacji

W codziennej praktyce przedsiębiorcy często mylą limit zwolnienia z przychodem rozumianym na gruncie podatku dochodowego. W VAT liczy się wartość sprzedaży dla potrzeb tego podatku, a nie całe wpływy firmy. Do limitu zasadniczo wchodzi sprzedaż opodatkowana, liczona narastająco w roku, bez podatku. Jeżeli firma ma sprzedaż mieszaną (np. część czynności zwolnionych przedmiotowo), kluczowe staje się rozdzielenie strumieni i prowadzenie ewidencji tak, aby było jasne, co faktycznie zasila limit.

Równie ważny jest moment przekroczenia progu. Zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą limit został przekroczony. W praktyce oznacza to, że jeden zlecony projekt, większa faktura na koniec miesiąca albo nagły wzrost sprzedaży w kampanii promocyjnej może „przerzucić” firmę do VAT z dnia na dzień. Dlatego kontrola limitu powinna być elementem stałego monitoringu, a nie jednorazowym sprawdzeniem w grudniu.

Nowa firma w 2026 roku: limit liczy się proporcjonalnie

Podwyższenie limitu do 240 000 zł nie zawsze oznacza pełną kwotę. Jeżeli działalność jest rozpoczynana w trakcie roku, limit oblicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Im później start, tym niższy próg w pierwszym roku. To częsty punkt zapalny w firmach sezonowych, które rozpoczynają sprzedaż tuż przed wysokim sezonem i szybko zbliżają się do limitu.

W praktyce warto przygotować dwa scenariusze: pierwszy zakłada utrzymanie zwolnienia i pilnowanie sprzedaży do progu, drugi – planowane wejście w VAT w określonym momencie (np. po osiągnięciu konkretnej wartości sprzedaży lub po zakończeniu inwestycji). Ta druga strategia bywa rozsądna, gdy firma ma wysokie koszty z VAT i chce odzyskać podatek z zakupów, zamiast „dopłacać” go w cenach.

Kto mimo limitu nie skorzysta ze zwolnienia

Podwyższenie progu nie zmienia katalogu wyłączeń. Ustawa przewiduje grupy towarów i usług, przy których zwolnienie podmiotowe nie przysługuje niezależnie od obrotu. W rezultacie część firm musi być VAT-owcem od pierwszej sprzedaży. Z perspektywy ryzyka podatkowego to ważniejsze niż samo „zmieszczenie się” w 240 000 zł: jeśli działalność obejmuje czynności wyłączone, próg nie ma znaczenia.

Przepis przejściowy: co z firmami, które przekroczyły 200 000 zł w 2025

Najbardziej „życiowa” część zmiany dotyczy przedsiębiorców, którzy w 2025 r. przekroczyli 200 000 zł, ale nie przekroczyli 240 000 zł. Ustawodawca dopuścił możliwość skorzystania ze zwolnienia na nowych zasadach od 2026 r. – mimo że standardowo powrót do zwolnienia po utracie prawa lub rezygnacji jest możliwy dopiero po upływie roku licząc od końca roku, w którym nastąpiła utrata lub rezygnacja.

Jeżeli podatnik jest już zarejestrowany jako VAT czynny i chce wrócić do zwolnienia, konieczna jest aktualizacja zgłoszenia rejestracyjnego. Warto też uwzględnić konsekwencje ekonomiczne: przejście z VAT na zwolnienie może oznaczać obowiązek korekty wcześniej odliczonego podatku naliczonego w odniesieniu do wybranych zakupów, jeśli zmienia się przeznaczenie towarów lub środków trwałych z działalności opodatkowanej na zwolnioną. To obszar, w którym decyzję najlepiej podjąć na bazie konkretnej struktury zakupów, posiadanych środków trwałych i planów inwestycyjnych na kolejne miesiące.

Czy pozostanie poza VAT naprawdę się opłaca

Zwolnienie z VAT jest narzędziem – czasem korzystnym, czasem kosztownym. Najpierw trzeba odpowiedzieć, kto jest klientem. Przy sprzedaży do osób fizycznych brak VAT może być atutem cenowym, bo klient nie odliczy podatku. Przy sprzedaży B2B sytuacja jest bardziej złożona: kontrahenci będący VAT czynnymi częściej patrzą na koszt netto, a możliwość odliczenia sprawia, że „brak VAT” nie zawsze buduje przewagę.

Drugim elementem są zakupy. Podmiot zwolniony co do zasady nie odlicza VAT od kosztów. Jeśli firma inwestuje, kupuje sprzęt, licencje, usługi marketingowe lub inne wydatki obciążone VAT, bycie podatnikiem VAT czynnym może poprawić rachunek ekonomiczny. Trzeci element to procesy: trzeba umieć kontrolować limit i mieć gotowy plan przejścia na VAT, aby uniknąć błędów na granicy progu.

Wpływ na ceny i umowy: temat, którego nie warto odkładać

Podwyższenie limitu często skłania firmy do pozostania na zwolnieniu, bo „jeszcze się mieszczę”. Warto jednak sprawdzić, co dzieje się z marżą, gdy firma wchodzi w VAT w trakcie roku. Jeśli cennik jest podany brutto i nie ma w nim miejsca na doliczenie podatku, VAT może zostać sfinansowany z marży. W umowach B2B ryzyko jest mniejsze, gdy ceny są określone jako netto plus VAT, ale w relacjach z konsumentami, przy abonamentach czy usługach stałych, trzeba mieć jasne zasady aktualizacji cen.

Fakturowanie i ewidencja po zmianie limitu

Nawet przy zwolnieniu podmiotowym obowiązek porządku nie znika. Firma powinna prowadzić ewidencję sprzedaży pozwalającą wykazać, że limit nie został przekroczony, oraz prawidłowo oznaczać dokumenty sprzedaży. Ręczne pilnowanie podstaw zwolnienia na fakturach jest podatne na pomyłki, dlatego warto oprzeć się na narzędziach, które ten proces porządkują.

W Taxly taki porządek łatwo zbudować w ramach aplikacji do faktur, a w miarę rozwoju firmy płynnie przejść na procesy typowe dla VAT-owca, bez „przepisywania” historii dokumentów. Dla firm, które chcą jednocześnie lepiej kontrolować koszty i przepływy, naturalnym uzupełnieniem jest asystent finansowy oraz księgowość online.

Podsumowanie: jak podejść do 240 000 zł w 2026 roku

Podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 000 zł od 2026 r. daje mikroprzedsiębiorcom więcej przestrzeni do rozwoju bez natychmiastowego wchodzenia w VAT. Warunkiem jest jednak świadome podejście: sprawdzenie, czy działalność nie jest wyłączona ze zwolnienia, uporządkowanie ewidencji sprzedaży oraz przeliczenie, czy brak prawa do odliczenia VAT od zakupów nie zjada korzyści.

Najlepszy moment na taką decyzję jest wtedy, gdy firma ma czas na spokojne przygotowanie: dopracowanie cennika, ustalenie zapisów w umowach i uporządkowanie procesu fakturowania. VAT nie musi być problemem – problemem bywa dopiero sytuacja, w której obowiązek pojawia się „po fakcie”, a dokumenty i ceny nie były na to gotowe.