Samofakturowanie w KSeF to rozwiązanie, które może usprawnić rozliczenia między kontrahentami, ale jednocześnie istotnie zwiększa ryzyko błędów formalnych. W modelu ustrukturyzowanym nie wystarczy ogólne porozumienie handlowe – konieczne jest precyzyjne określenie zasad wystawiania faktur, zakresu uprawnień w systemie oraz odpowiedzialności podatkowej. Brak spójnego procesu bardzo szybko ujawnia się podczas audytu lub kontroli, gdy pojawiają się pytania o to, kto faktycznie odpowiada za treść dokumentu przesłanego do systemu.
Czym jest samofakturowanie w realiach KSeF
Samofakturowanie polega na tym, że nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. W tradycyjnym modelu dokument mógł być przekazany poza systemem centralnym, a jego akceptacja odbywała się w sposób umowny. W środowisku KSeF faktura jest dokumentem ustrukturyzowanym, który trafia do systemu administracji skarbowej i otrzymuje numer identyfikacyjny. Oznacza to, że odpowiedzialność za treść dokumentu nie może być traktowana wyłącznie jako kwestia relacji handlowej.
Kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy technicznym wystawieniem faktury a odpowiedzialnością podatkową za jej prawidłowość. To, że dokument generuje nabywca, nie zwalnia sprzedawcy z odpowiedzialności za poprawność danych dotyczących sprzedaży.
Umowa o samofakturowanie – fundament bezpieczeństwa
Podstawą legalności samofakturowania jest uprzednie porozumienie stron. Powinno ono jednoznacznie określać zakres transakcji objętych tym modelem, sposób przekazywania danych, procedurę akceptacji faktur oraz zasady korekt. W warunkach KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment uznania faktury za wystawioną – jest nim chwila jej przyjęcia przez system.
W praktyce oznacza to, że strony muszą ustalić, kto odpowiada za weryfikację danych przed wysłaniem dokumentu do systemu oraz w jakim trybie odbywa się jego zatwierdzenie. W firmach korzystających z pełnej księgowości online warto, aby procedura była odzwierciedlona również w systemie księgowym, a nie jedynie w dokumentach umownych.
Uprawnienia w KSeF – kto może wystawiać w czyim imieniu
Samofakturowanie w KSeF wymaga odpowiedniego nadania uprawnień. Nabywca musi posiadać prawo do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy. Bez prawidłowego uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie wystawienie dokumentu będzie niemożliwe albo formalnie wadliwe.
Odpowiednie zarządzanie uprawnieniami powinno być elementem szerszej polityki dostępu do danych finansowych. Integracja z rozwiązaniami takimi jak integracje czy centralne zarządzanie rolami w systemie księgowym pozwala ograniczyć ryzyko nieuprawnionego wystawienia faktury.
W praktyce warto stosować zasadę minimalnych uprawnień – dostęp do wystawiania dokumentów w imieniu innego podmiotu powinien być przyznawany wyłącznie osobom, które faktycznie realizują proces.
Proces akceptacji – element, którego nie widać, a który decyduje o bezpieczeństwie
Jednym z najczęstszych błędów w samofakturowaniu jest brak formalnej procedury akceptacji faktur przed ich wysłaniem do KSeF. W modelu ustrukturyzowanym po przyjęciu dokumentu przez system jego korekta wymaga odrębnej faktury korygującej. Oznacza to, że każda pomyłka generuje dodatkowy dokument oraz ryzyko rozbieżności w ewidencji.
Proces powinien przewidywać etap weryfikacji danych sprzedażowych, stawek VAT, terminów płatności oraz oznaczeń wymaganych przepisami. System oferujący wystawianie faktur z kontrolą poprawności danych może znacząco ograniczyć liczbę błędów, ale nie zastąpi wewnętrznej procedury zatwierdzania.
Odpowiedzialność podatkowa – kto ponosi ryzyko
Choć fakturę wystawia nabywca, to sprzedawca pozostaje podatnikiem zobowiązanym do prawidłowego rozliczenia VAT. Błędy w stawkach, podstawie opodatkowania czy dacie powstania obowiązku podatkowego obciążają przede wszystkim sprzedawcę. W praktyce oznacza to, że samofakturowanie nie może być traktowane jako przeniesienie odpowiedzialności.
W środowisku, w którym funkcjonuje księgowość online, kluczowe jest bieżące monitorowanie wystawionych dokumentów oraz ich zgodności z ewidencją sprzedaży. Audyt wewnętrzny powinien obejmować nie tylko poprawność techniczną dokumentów, ale także zgodność z umową handlową.
Korekty i zmiany – test dojrzałości procesu
Samofakturowanie staje się szczególnie wymagające w sytuacji korekt. Zmiana ceny, ilości towaru czy warunków transakcji wymaga wystawienia faktury korygującej w KSeF. Jeżeli proces nie przewiduje jasnego podziału ról, pojawiają się wątpliwości, kto inicjuje korektę i kto odpowiada za jej treść.
Systemy umożliwiające eksport danych oraz analizę historii dokumentów pozwalają prześledzić ciąg zdarzeń i wykazać spójność rozliczeń. To element, który w trakcie audytu często decyduje o ocenie wiarygodności procedur.
Ryzyko operacyjne i kontrola dostępu
W modelu samofakturowania szczególne znaczenie ma kontrola dostępu do danych kontrahenta. Nabywca uzyskuje możliwość generowania dokumentów sprzedażowych w imieniu innego podmiotu, co wymaga odpowiednich zabezpieczeń. Brak segmentacji ról, brak rejestru operacji lub brak logów systemowych zwiększa ryzyko nadużyć.
Rozwiązania wspierające oddziały i marki oraz wielopoziomowe zarządzanie strukturą organizacyjną pozwalają ograniczyć to ryzyko poprzez przypisanie odpowiedzialności do konkretnych jednostek.
Audyt – jak przygotować się na kontrolę
Podczas audytu weryfikowana jest nie tylko poprawność pojedynczych faktur, lecz także spójność całego procesu. Kontrolujący może zapytać o podstawę prawną samofakturowania, zakres udzielonych uprawnień w KSeF, procedurę akceptacji oraz sposób archiwizacji dokumentów.
Dobrą praktyką jest cykliczna weryfikacja procesu oraz dokumentowanie zmian w procedurach. Wsparciem może być asystent finansowy, który analizuje przepływy finansowe i sygnalizuje niezgodności między fakturami a płatnościami.
Samofakturowanie jako element strategii, nie skrót organizacyjny
Samofakturowanie w KSeF może być efektywnym narzędziem w relacjach z dużymi kontrahentami, w modelach stałej współpracy czy w łańcuchach dostaw o wysokiej częstotliwości transakcji. Warunkiem jest jednak precyzyjnie zaprojektowany proces, jasny podział odpowiedzialności i kontrola nad uprawnieniami.
W środowisku cyfrowym nie ma miejsca na domysły ani nieformalne ustalenia. Każda faktura wprowadzona do systemu pozostawia ślad i podlega weryfikacji. Firmy, które traktują samofakturowanie jako element uporządkowanej polityki księgowej, a nie wygodne uproszczenie, minimalizują ryzyko sporów i negatywnych ustaleń audytu.
Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF wymaga równowagi między elastycznością biznesową a rygorem formalnym. Umowa, prawidłowo nadane uprawnienia, jasna procedura akceptacji i bieżąca kontrola dokumentów to filary bezpiecznego modelu. Brak któregokolwiek z tych elementów zwiększa ryzyko błędów, które w środowisku ustrukturyzowanym szybko wychodzą na jaw. Odpowiednio zaprojektowany proces pozwala jednak wykorzystać potencjał samofakturowania bez narażania się na konsekwencje podczas audytu.
