Wydatek=koszt?

Aby wydatek na subskrypcję usługi online można było uznać za koszt prowadzenia firmy, ta musi służyć prowadzeniu działalności. Co więcej przedsiębiorca powinien być w stanie to udowodnić. O ile w takiej sytuacji uzasadnienie potrzeby korzystania w firmie z dysków w chmurze czy specjalistycznych oprogramowań nie powinno być problemem. O tyle zaksięgowanie subskrypcji Spotify czy dostępu do serwisu VOD, z których korzystamy w wolnym czasie może okazać się ryzykowne. Jeśli firma sprzedająca usługę ma siedzibę na terenie Unii Europejskiej warto wyrobić sobie europejski numer NIP. Można to zrobić wypełniając część C3 na druku VAT-R. Dzięki niemu zagraniczna firma może wystawić nam fakturę bez konieczności doliczania VATu. W przeciwnym razie, zostaniemy uznani za osobę prywatną, a do wartości naszego zakupu zostanie doliczony podatek, którego nie będziemy mogli odliczyć. W przypadku sprzedawców, których siedziby znajdują się poza Unią, NIP-UE nie będzie potrzebny.

Faktura za subskrypcję

Aby wydatek na subskrypcję mógł zostać uznany za koszt niezbędne będzie udokumentowanie sprzedaży. Faktura potwierdzająca transakcję powinna zawierać:
  • nazwy, adresy i numery NIP kupującego i sprzedającego
  • nazwę usługi
  • cenę netto
  • datę wystawienia faktury.
W przypadku zakupu usługi online od firmy zagranicznej, rolą kupującego jest rozliczenie podatku VAT. W przypadku płatnika VAT nabywca dolicza do wartości z faktury dodatkowe 23% i wykazuje je w rejestrze zakupów oraz sprzedaży. Przedsiębiorcy zwolnieni z VATu muszą nie tylko doliczyć VAT, ale również wykazać go na formularzu VAT-9M i opłacić.