W 2026 r. w obiegu gospodarczym będą funkcjonować równolegle dwa światy: faktury ustrukturyzowane w KSeF i faktury wystawiane poza systemem. I nie chodzi wyłącznie o okres przejściowy czy wyjątki. W praktyce część sprzedawców — z braku świadomości, błędów procesowych albo problemów technicznych — może przekazać nabywcy fakturę poza KSeF mimo ciążącego obowiązku. Dla nabywcy to nie jest akademicka dyskusja. To realne pytanie: czy od takiej faktury można odliczyć VAT i czy wydatek może być kosztem uzyskania przychodu.

Najważniejsza zasada: prawo do odliczenia VAT nie powstaje „za karę”

VAT jest podatkiem, w którym liczy się transakcja. Faktura jest dokumentem, który ma ją potwierdzać, ale sama w sobie nie jest magicznym talizmanem. Jeżeli doszło do rzeczywistego nabycia towaru lub usługi, a dokument prawidłowo odzwierciedla zdarzenie gospodarcze (kto, co, kiedy i za ile), to co do zasady nabywca nie powinien tracić prawa do odliczenia tylko dlatego, że sprzedawca naruszył obowiązek wystawienia faktury w KSeF.

To podejście jest kluczowe, bo porządkuje chaos: błąd formalny po stronie wystawcy nie powinien automatycznie demolować rozliczeń nabywcy. W praktyce oznacza to, że faktura otrzymana poza KSeF może dawać prawo do odliczenia VAT, o ile spełnione są standardowe warunki materialne (transakcja jest realna, zakup służy działalności opodatkowanej, dokument nie jest „pusty” ani fałszywy).

Faktura poza KSeF a koszty w PIT/CIT: tu też liczy się sens gospodarczy

W podatkach dochodowych mechanika jest jeszcze bardziej „przyziemna”. Kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia jego źródła, o ile nie jest wyłączony przepisami. Sam fakt, że sprzedawca powinien wystawić fakturę w KSeF, nie tworzy automatycznie nowej bariery kosztowej po stronie nabywcy. Jeżeli zakup ma związek z działalnością i posiadasz dokument potwierdzający transakcję, to ujęcie w kosztach jest co do zasady możliwe.

W praktyce warto myśleć o tym wprost: brak numeru KSeF na fakturze kosztowej to problem jakości dokumentu i zgodności procedury sprzedawcy z obowiązkiem, ale nie musi być problemem prawa do rozliczenia po stronie nabywcy, jeśli reszta „gra” i potrafisz obronić zakup gospodarczo.

Najbardziej „zaskakujący” wniosek: od kiedy możesz odliczyć VAT, jeśli dokument jest spoza KSeF?

Najwięcej emocji budzi scenariusz, w którym sprzedawca najpierw przekazuje fakturę poza KSeF, a dopiero później „naprawia błąd” i wprowadza ją do systemu. Intuicyjnie część firm zakłada, że dopóki faktura nie pojawi się w KSeF, to nabywca powinien czekać z odliczeniem. Problem w tym, że takie podejście rozwala płynność i wprowadza księgowość w tryb „czekamy, aż ktoś po drugiej stronie się obudzi”.

Podejście organów podatkowych idzie w stronę praktyczną: skoro faktura poza KSeF może być uznana za fakturę w rozumieniu ustawy VAT, to momentem powstania prawa do odliczenia jest moment jej faktycznego otrzymania — nawet jeśli później ta sama faktura zostanie dopiero zarejestrowana w KSeF. Innymi słowy: późniejsze „dołożenie” KSeF nie musi przesuwać Ci terminu odliczenia.

To ważne operacyjnie, bo pozwala prowadzić rozliczenia bez paraliżu. Warunek jest jeden: dokument musi realnie dotrzeć do Ciebie i potwierdzać realną transakcję. A to już temat na proces w firmie, nie na domysły.

Czy trzeba „odrzucać” faktury spoza KSeF i żądać nowej?

Tu zaczyna się różnica między tym, co „można”, a tym, co „warto”. To, że nabywca co do zasady nie traci prawa do odliczenia i kosztów, nie oznacza, że najlepszą praktyką jest akceptowanie bałaganu. W interesie firmy jest porządek w dokumentach. Dlatego sensowny standard to: przyjmujesz dokument, księgujesz go zgodnie z zasadami (jeśli spełnia warunki), ale jednocześnie prosisz sprzedawcę o uporządkowanie tematu i wystawienie dokumentu prawidłowo w KSeF, jeśli był do tego zobowiązany.

W praktyce najczęściej kończy się to tym, że sprzedawca przesyła fakturę do KSeF i pojawia się numer KSeF. Dla Ciebie to dodatkowa warstwa „dowodowa” i lepsza spójność archiwum. Dla sprzedawcy — redukcja ryzyka sankcji i chaosu po własnej stronie.

Co z „potwierdzeniem transakcji” i innymi dokumentami zamiast faktury?

W realnym świecie księgowość często dostaje nie tylko faktury, ale też potwierdzenia zamówień, potwierdzenia płatności, zestawienia z terminala czy wygenerowane „potwierdzenia transakcji”. One bywają przydatne jako dowody pomocnicze, ale nie powinny udawać faktury, jeśli faktura jest wymagana. Najbezpieczniej traktować je jako materiał uzupełniający: świetny do udowodnienia, że zakup był realny, ale nie jako zamiennik faktury w sytuacji, gdy faktura powinna istnieć.

Jeżeli chcesz zamknąć temat procesowo, to kluczowe jest spięcie dowodów w jedną historię: dokument zakupu, potwierdzenie płatności i realny związek z działalnością. Takie podejście można zautomatyzować, korzystając z funkcji typu przesyłanie kosztów mailem oraz uporządkowanego obiegu dokumentów w ramach księgowości online.

Jak zabezpieczyć się w firmie, żeby nie robić z KSeF thrillera

Największym ryzykiem w fakturach spoza KSeF nie jest samo to, że dokument przyszedł „innym kanałem”. Największym ryzykiem jest brak spójnej procedury: kto weryfikuje dostawcę, kto sprawdza obowiązek KSeF po stronie sprzedawcy, co robimy, gdy dokument jest poza systemem, i jak łączymy dowody transakcji. Bez tego firma zaczyna liczyć na pamięć ludzi, a pamięć ludzi ma słabą wersję „kopii zapasowej”.

Warto wdrożyć prosty standard: każdy koszt musi mieć jasno przypisaną datę otrzymania dokumentu, a dla faktur spoza KSeF dodatkową adnotację „otrzymano poza KSeF” z krótkim opisem sytuacji. To pozwala bronić terminu odliczenia i uniknąć improwizacji po kilku miesiącach, gdy nikt już nie pamięta, co się wydarzyło.

Drugim elementem jest spójność wysyłki i odbioru dokumentów sprzedażowych w Twojej firmie, bo KSeF dotyczy nie tylko zakupów, ale też wystawiania. Jeżeli chcesz mieć porządek w obu kierunkach, przydaje się narzędzie do aplikacji do faktur z procesem wysyłki i archiwizacji, a w przypadku większej skali także funkcje typu wysyłanie faktur oraz eksport danych do kontroli i raportowania.

Co to oznacza dla nabywcy w 2026 r.?

Jeśli dostaniesz fakturę poza KSeF, mimo że sprzedawca powinien wystawić ją w systemie, to z perspektywy nabywcy kluczowe są dwie rzeczy. Po pierwsze: czy transakcja jest realna i dokument rzetelnie ją opisuje. Po drugie: czy umiesz pokazać, kiedy faktycznie otrzymałeś fakturę, bo to często decyduje o momencie rozliczenia VAT.

Warto też pamiętać o zdrowym rozsądku: organy mogą akceptować Twoje prawo do odliczenia i kosztów, ale jednocześnie sprzedawca nadal może ponosić konsekwencje za niewłaściwy tryb fakturowania. Dlatego dobra praktyka to nie „udawanie, że nic się nie stało”, tylko uporządkowanie obiegu dokumentów. A to da się zrobić bez spiny, jeśli proces jest prosty i powtarzalny.

Podsumowanie: faktura spoza KSeF nie musi blokować rozliczeń, ale nie powinna stać się normą

Najważniejszy wniosek jest prosty: faktura kosztowa otrzymana poza KSeF nie musi automatycznie odbierać prawa do odliczenia VAT ani ujęcia wydatku w kosztach, jeśli spełnione są standardowe warunki materialne i potrafisz wykazać realność transakcji. Jednocześnie w interesie nabywcy jest doprowadzenie do spójności dokumentów i ograniczenie takich przypadków, bo chaos w obiegu kosztów zawsze kończy się tym samym — niepotrzebnym ryzykiem i stratą czasu.

Jeżeli przygotowujesz firmę na KSeF, zacznij od uporządkowania obiegu faktur zakupowych i sprzedażowych, a następnie przełóż to na narzędzia. W praktyce najlepiej działa połączenie jasnego procesu z automatyzacją, np. w ramach porad o KSeF oraz rozwiązań, które wspierają zarówno fakturowanie, jak i kontrolę kosztów oraz płatności w jednym miejscu.