Wprowadzenie obowiązkowego KSeF powoduje, że wiele firm zaczęło traktować każde „coś podobnego do faktury” jak dokument, który musi trafić do systemu. W praktyce największy bałagan powstaje wokół pro formy, bo jest powszechna w handlu i usługach, a jednocześnie łatwo ją pomylić z fakturą zaliczkową lub końcową. Dobra wiadomość: pro forma nadal może działać jako narzędzie sprzedażowe. Zła wiadomość: pomylenie jej z właściwą fakturą w KSeF potrafi rozwalić proces płatności, rozliczeń i komunikacji z klientem.
Pro forma nie jest fakturą – i właśnie dlatego nie trafia do KSeF
Pro forma to dokument handlowy, który ma pomóc uzgodnić warunki transakcji: cenę, zakres, terminy, numer rachunku. Nie dokumentuje jednak zdarzenia gospodarczego w sensie podatkowym i nie wywołuje skutków takich jak obowiązek podatkowy czy prawo do odliczenia VAT. W KSeF funkcjonują faktury ustrukturyzowane, czyli takie, które spełniają warunki formalne faktury VAT i zostały przyjęte przez system. Pro forma pozostaje poza tym obiegiem, bo nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.
Najczęstsza pomyłka: pro forma „udająca” fakturę zaliczkową
W wielu firmach pro forma jest używana jako prośba o płatność z góry. To w porządku operacyjnie, ale ryzyko pojawia się wtedy, gdy pro forma zaczyna wyglądać jak faktura: ma numerację identyczną jak faktury, zawiera stawkę VAT „jak na fakturze”, a do tego jest wysyłana jako załącznik w mailu „Faktura w załączeniu”. W 2026 roku taki skrót myślowy będzie kosztowny. Jeżeli klient zapłaci „na pro formę”, a sprzedaż powinna być udokumentowana fakturą zaliczkową, to faktura zaliczkowa musi zostać wystawiona w KSeF, w przeciwnym razie powstaje luka między płatnością a dokumentem podatkowym.
Kiedy pro forma ma sens w firmie po wdrożeniu KSeF
Pro forma działa najlepiej w trzech scenariuszach. Po pierwsze: w wycenach i ofertach, gdy klient potrzebuje dokumentu do uruchomienia płatności lub zatwierdzenia kosztu po swojej stronie. Po drugie: w sprzedaży internetowej, gdy płatność ma nastąpić przed dostawą, ale finalny dokument podatkowy ma zostać wystawiony dopiero po spełnieniu warunku (np. wysyłce towaru). Po trzecie: w usługach, gdy klient ma procedury zakupowe i oczekuje „dokumentu do płatności”, zanim otrzyma właściwą fakturę. W każdym z tych przypadków pro forma jest komunikatem biznesowym, a nie dokumentem księgowym.
Jak nie zgubić się w dokumentach: pro forma, zaliczka, końcowa i korekta
Żeby proces działał, warto rozdzielić role dokumentów. Pro forma: informuje o warunkach i prosi o płatność. Faktura zaliczkowa: dokumentuje otrzymaną zaliczkę i trafia do KSeF. Faktura końcowa: rozlicza całość i uwzględnia zaliczki, również w KSeF. Korekta: koryguje fakturę, a nie pro formę. Ta prostota jest kluczowa, bo po wdrożeniu KSeF wystawienie faktury oznacza nie tylko wygenerowanie pliku, ale też przejście walidacji i przyjęcie przez system.
Numeracja: osobne serie to najtańsze ubezpieczenie od pomyłek
Najprostszy mechanizm ograniczający chaos to rozdzielenie numeracji. Pro forma powinna mieć osobny prefiks (np. PF/2026/…), który nie koliduje z numerami faktur sprzedaży. Jeżeli korzystasz z systemu do faktur, ustaw osobne serie numeracyjne i inne wzorce nazw. W praktyce to jeden z najszybszych sposobów, żeby pracownicy nie pomylili dokumentów i nie wysłali pro formy jako faktury podatkowej. W narzędziach takich jak aplikacja do faktur rozdzielenie serii zwykle jest kwestią konfiguracji, a nie projektu IT.
Co wysyłać klientowi: pro forma, wizualizacja faktury czy potwierdzenie transakcji
Po stronie klienta liczy się czytelność. Pro forma powinna być opisana wprost jako „Pro forma” i zawierać jasną informację, że nie jest fakturą VAT. Jeżeli klient potrzebuje dokumentu księgowego, wysyłasz mu wizualizację faktury wystawionej w KSeF (np. PDF z kodem weryfikacyjnym), ale to nadal jest tylko wizualizacja – fakturą jest zapis w KSeF. W firmach, które chcą przyspieszyć obieg, dobrze działa dołączenie numeru zamówienia lub umowy, żeby klient od razu wiedział, czego dotyczy dokument.
Płatność przed fakturą: jak to poukładać, żeby księgowość nie goniła sprzedaży
Najwięcej tarć pojawia się w modelu „zapłać, a potem wystawimy fakturę”. Z perspektywy podatkowej to normalne, ale operacyjnie wymaga spójnego przepływu informacji: kto widzi płatność, kto ją wiąże z zamówieniem i kto uruchamia fakturę zaliczkową lub końcową. Dobrą praktyką jest automatyczne oznaczanie przelewów i przypisywanie ich do dokumentów. W Taxly można to podeprzeć funkcjami związanymi z oznaczaniem płatności oraz z integracją z bankowością, dzięki czemu zaliczka nie ginie w historii konta.
Jak komunikować pro formę, żeby nie wywołać złych nawyków u klienta
W 2026 roku warto przestać używać skrótu „faktura pro forma”. Dla wielu klientów to brzmi jak faktura, tylko „wstępna”. W praktyce najlepiej działają dwie frazy: „pro forma (dokument do płatności)” oraz „faktura VAT w KSeF (po płatności / po realizacji)”. Ten prosty język zmniejsza ryzyko, że klient zaksięguje pro formę albo będzie oczekiwał numeru KSeF na dokumencie, który z definicji go nie ma.
Checklist dla firmy: pro forma w świecie KSeF
Po pierwsze: oddziel numerację i wygląd dokumentu. Po drugie: opisz jasno, że pro forma nie jest fakturą VAT. Po trzecie: zdefiniuj moment, w którym powstaje faktura w KSeF (zaliczka albo końcowa). Po czwarte: dopilnuj, aby płatność była powiązana z właściwym dokumentem księgowym. Po piąte: ustaw wewnętrzną kontrolę, która wychwyci, czy ktoś nie wysłał pro formy jako faktury. To nie jest biurokracja – to warunek, żeby obowiązkowy KSeF nie przerzucił kosztów błędów na sprzedaż i obsługę klienta.
Wniosek: pro forma zostaje, ale zmienia się odpowiedzialność
Pro forma nadal będzie użyteczna, bo biznes nadal potrzebuje dokumentu do uzgodnień i płatności. Zmienia się jednak odpowiedzialność: w świecie KSeF pro forma nie może „zastępować” faktury. Jeżeli firma rozdzieli role dokumentów i ułoży prosty proces – pro forma nie zniknie, tylko przestanie być źródłem błędów. A to w 2026 roku jest realną przewagą operacyjną.
Co zmienia się w praktyce po wejściu w obowiązek KSeF
Po uruchomieniu obowiązkowego obiegu faktur w KSeF liczy się nie tylko treść dokumentu, ale też sposób pracy firmy. Wystawienie faktury „na koniec dnia” bez kontroli danych kontrahenta, stawek czy numerów identyfikacyjnych przestaje być drobną niedogodnością, a staje się realnym ryzykiem zatoru w sprzedaży. Dobrą praktyką jest wyznaczenie w firmie jednego miejsca odpowiedzialności za jakość danych: czy to osoba, czy rola w procesie, która sprawdza najczęstsze punkty krytyczne przed wysyłką.
Jak podejść do tematu w małej firmie, która nie ma działu finansów
W mikrofirmach problemem nie jest brak wiedzy, tylko brak czasu. Dlatego warto oprzeć proces o proste automatyzacje: stałe szablony faktur, ograniczoną liczbę serii numeracji, oraz kontrolę pól wymaganych. Jeśli firma używa jednego narzędzia do faktur i kosztów, łatwiej utrzymać spójność danych oraz szybciej wychwycić odstępstwa. W tym kontekście przydają się funkcje typu aplikacja do faktur oraz spójne reguły dla obiegu dokumentów, zamiast ręcznego „pilnowania w głowie”.
