Faktura z kasy rejestrującej w okresie przejściowym

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, do końca 2026 roku podatnicy mogą wystawiać faktury z kasy rejestrującej w dotychczasowej formie, bez obowiązku przesyłania ich do KSeF. Dotyczy to w szczególności sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej, gdzie faktura jest generowana bezpośrednio z urządzenia, najczęściej jako dokument do paragonu.

W praktyce oznacza to, że przez okres przejściowy funkcjonują równolegle dwa obiegi dokumentów: faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF oraz faktury generowane z kas rejestrujących. Nie jest to rozwiązanie docelowe, lecz kompromis pozwalający branżom detalicznym i usługowym dostosować infrastrukturę technologiczną oraz procedury sprzedaży.

Sprzedaż B2C a sprzedaż B2B – różne konsekwencje

Najwięcej wątpliwości dotyczy sytuacji, w której sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej kończy się wystawieniem faktury dla przedsiębiorcy. Jeżeli transakcja została zarejestrowana paragonem z NIP nabywcy, możliwe jest wystawienie faktury do takiego paragonu. W okresie przejściowym faktura z kasy nie musi być raportowana do KSeF.

Inaczej wygląda sytuacja przy sprzedaży typowo biznesowej, realizowanej bez udziału kasy fiskalnej. W takim przypadku dokument powinien zostać wystawiony jako faktura ustrukturyzowana w KSeF. Dlatego kluczowe staje się rozróżnienie już na etapie sprzedaży, czy klient jest konsumentem, czy podatnikiem VAT, oraz czy transakcja wymaga ewidencji na kasie.

Gdzie pojawia się ryzyko organizacyjne

Równoległe funkcjonowanie dwóch trybów fakturowania może prowadzić do niespójności danych. Sprzedaż z kasy rejestrującej trafia do raportów dobowych i miesięcznych, natomiast faktury z KSeF funkcjonują jako odrębny strumień dokumentów. Jeżeli proces nie jest odpowiednio uporządkowany, przedsiębiorca może mieć trudność z kontrolą przychodów oraz rozliczeniem VAT.

Właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabiera integracja sprzedaży detalicznej z systemem księgowym. W modelu księgowości online dane z różnych źródeł mogą być agregowane w jednym środowisku, co ogranicza ryzyko podwójnego ujęcia przychodu lub pominięcia dokumentu.

JDG i małe podmioty – jak ustawić proces

Dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą kluczowe jest uproszczenie obiegu dokumentów. W wielu przypadkach kasa fiskalna służy wyłącznie do sprzedaży detalicznej, a faktury B2B wystawiane są w systemie księgowym. W takim modelu należy jasno określić, które transakcje trafiają do KSeF, a które pozostają w ewidencji kasy.

W praktyce dobrze sprawdza się model, w którym sprzedaż detaliczna jest raportowana zbiorczo na podstawie raportów z kasy, a faktury dla firm wystawiane są bezpośrednio w systemie zgodnym z KSeF. Rozwiązania takie jak księgowość dla JDG pozwalają połączyć oba strumienie w jednym środowisku raportowym.

Freelancerzy i sprzedaż mieszana

W przypadku freelancerów sytuacja bywa bardziej złożona. Część przychodów może pochodzić z działalności internetowej, część ze sprzedaży stacjonarnej objętej obowiązkiem posiadania kasy. W takim modelu proces sprzedaży powinien rozróżniać kanał transakcji już na poziomie systemu sprzedażowego.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z wyspecjalizowanych rozwiązań, takich jak księgowość dla freelancerów, możliwe jest zintegrowanie faktur ustrukturyzowanych z pozostałymi dokumentami bez ręcznego przepisywania danych.

Branże regulowane – medycyna, prawo, twórcy

W sektorach takich jak ochrona zdrowia czy usługi prawnicze sprzedaż detaliczna często przeplata się z usługami świadczonymi na rzecz firm. Lekarze prowadzący prywatne gabinety ewidencjonują sprzedaż na kasie fiskalnej, a jednocześnie wystawiają faktury dla podmiotów medycznych. W tym kontekście model przejściowy do końca 2026 roku wymaga jasnego rozdzielenia procesów.

Specjalistyczne rozwiązania, takie jak księgowość dla lekarzy czy księgowość dla prawników, uwzględniają specyfikę sprzedaży mieszanej oraz obowiązki ewidencyjne związane z kasą rejestrującą.

Podobnie w działalności kreatywnej, gdzie twórcy prowadzą sprzedaż bezpośrednią oraz współpracują z agencjami lub platformami, istotne jest rozdzielenie dokumentów detalicznych od faktur B2B. Model księgowości dla twórców pozwala uporządkować te strumienie przychodów w jednym systemie.

Co zmieni się po 2026 roku

Okres przejściowy ma charakter czasowy. Docelowo faktury będą wystawiane w modelu ustrukturyzowanym, a rola kas rejestrujących w zakresie generowania faktur może zostać ograniczona. Oznacza to konieczność przygotowania infrastruktury technicznej do pełnej integracji z KSeF.

Przedsiębiorcy powinni już teraz analizować, czy obecne rozwiązania informatyczne umożliwią przejście do modelu jednolitego. W przeciwnym razie zmiana po 2026 roku może oznaczać konieczność modernizacji systemów sprzedażowych w trybie pilnym.

Jak poukładać proces sprzedaży już dziś

Kluczowe jest ustalenie, które transakcje są dokumentowane wyłącznie paragonem, które wymagają faktury z kasy, a które powinny być od razu wystawiane w KSeF. Proces powinien być jednoznaczny dla personelu sprzedaży, tak aby uniknąć sytuacji, w której dokument zostanie wystawiony w niewłaściwym trybie.

Warto również zadbać o spójność numeracji, raportowania oraz integrację z ewidencją księgową. Automatyczne oznaczanie płatności i integracja z bankowością ograniczają ryzyko rozbieżności pomiędzy raportem z kasy a rejestrem sprzedaży VAT.

Podsumowanie

Do końca 2026 roku faktury z kasy rejestrującej mogą funkcjonować poza KSeF, jednak równoległy obieg dokumentów wymaga uporządkowania procesów sprzedażowych. Kluczowe jest rozróżnienie sprzedaży detalicznej od biznesowej oraz integracja danych w jednym systemie księgowym. Przedsiębiorcy, którzy już dziś zbudują spójny model raportowania i ewidencji, unikną kosztownych korekt i organizacyjnego chaosu po zakończeniu okresu przejściowego.