Warunki korzystania 

§1

Niniejszy dokument (zwany dalej „OW”) określa szczegółowe warunki i zasady świadczenia przez Usługodawcę usług księgowych na rzecz Usługobiorców.

Zasady świadczenia Usług

§ 2

1. Przez usługi księgowe w rozumieniu OW rozumie się jeden z rodzaju:
   1. prowadzenie pełnej księgowości,
   2. prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów,
   3. prowadzenie Karty podatkowej,
   4. prowadzenie księgowości w formie Ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
2. Szczegółowy zakres czynności wchodzących w zakres poszczególnych usług księgowych określa załącznik do niniejszego OW.
3. Czynności wskazane powyżej nie obejmują nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Usługobiorcy oraz weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczanej przez Usługobiorcę.

§ 3

1. Świadczenie usług księgowych następuje przy zastosowaniu serwisu internetowego służącego do wzajemnej komunikacji Usługodawcy i Usługobiorcy, po prawidłowym zarejestrowaniu się w serwisie przez Usługobiorcę.
2. Usługobiorca zamierzający korzystać z usług księgowych powinien:
   1. zarejestrować się w serwisie w sposób określony w Regulaminie,
   2. złożyć oświadczenie o zamiarze zawarcia umowy o świadczenie usług księgowych,
   3. podać dane niezbędne do prawidłowego korzystania z usług księgowych,
   4. zapłacić wynagrodzenie należne Usługodawcy.
3. Najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych Usługodawca potwierdza zawarcie umowy o świadczenie usług księgowych. Przyjmuje się, że umowa zostaje zawarta z dniem potwierdzenia zawarcia umowy i od tego dnia oblicza się Okres Abonamentowy.

§ 4

1. Całość usług księgowych świadczona jest przez serwis internetowy Usługodawcy. W szczególności Usługobiorca przekazuje Usługodawcy dokumenty księgowe, a Usługodawca udziela Usługobiorcy stosownych informacji za pośrednictwem serwisu internetowego.
2. Usługobiorca jest zobowiązany do:
   1. właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych oraz zaistniałych zdarzeń,
   2. przekazywania na bieżąco Usługodawcy:
      1. wszelkich dokumentów, niezbędnych do ogólnopodatkowej i rachunkowej obsługi (dotyczących jej założenia, organizacji i powiązań gospodarczych z kontrahentami) i innych,
      2. kompletnych i odpowiednio opisanych dokumentów stanowiących podstawę wpisów do księgi i ewidencji na bieżąco, nie później niż do 13 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,
      3. dokumentów i danych niezbędnych do sporządzania akt osobowych, rozliczeń pracowniczych oraz ubezpieczeń społecznych na bieżąco, maksymalnie 5 dni po zdarzeniu,
   3. informowania na bieżąco Usługodawcy o:
      1. wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie aktywów i pasywów,
      2. zawarciu, rozwiązaniu, wygaśnięciu, zmianach umów, których jedną ze stron jest Usługobiorca,
      3. wszelkich podlegających opodatkowaniu przychodach (obrotach),
      4. wszelkich zmianach mających wpływ na prawidłowe sporządzanie rozliczeń pracowniczych, ubezpieczeń społecznych, innej dokumentacji związanej z ruchem załogi oraz o wywiązaniu się z obowiązków płatnika,
      5. innych zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonanie zleconych czynności.
   4. stosowania się do wskazówek i zaleceń Zleceniobiorcy, wynikających z przepisów prawa i postanowień niniejszej umowy.
3. Usługobiorca powinien przekazywać dokumenty księgowe sporządzone w sposób rzetelny i dokumentujące dokonaną czynność w sposób zgodny z prawdą niezwłocznie, nie później jednak niż do 13. dnia miesiąca.
4. Usługodawca może odmówić wykonania czynności, jeśli dostarczone przez Usługobiorcę dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Usługodawcę na odpowiedzialność karną, wyrządziło szkodę lub doprowadziło do wyrządzenia szkody innej osobie.

§ 5

1. Usługodawca:
   1. niezwłocznie informuje Usługobiorcę o ewentualnych brakach i wadach otrzymabych dokumentów,
   2. przekazuje informację o należnościach podatkowych oraz z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.
2. Wyłącznie uprawnionym i zobowiązanym do uregulowania wszelkich składek, podatków i innych należności publicznoprawnych jest Usługobiorca.
3. Usługodawca nie świadczy usług w zakresie opłacania składek składek, podatków lub innych należności publicznoprawnych.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki opłacenia lub nieopłacenia składek, podatków lub innych należności publicznoprawnych.
5. Usługodawca przekazuje deklaracje podatkowych i ZUS do właściwych organów we właściwych terminach.

§ 6

1. Strony zgodnie ustalają, iż miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest siedziba Usługodawcy.
2. Usługodawca informuje, iż posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w razie wystąpienia szkody wyrządzonej wskutek świadczenia Usług.
3. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku ze świadczeniem Usługi.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

§ 7

1. Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem z Usług jest Usługobiorca.
2. Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych w imieniu Usługobiorcy.
3. Usługodawca zapewnia ochronę i bezpieczeństwa danych osobowych, zobowiązuje się do ich przetwarzania wyłącznie w celu określonym przez usługobiorcę, z najwyższą starannością. Usługodawca przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz zawartą umową.
4. Podmiotem danych w rozumieniu niniejszej umowy jest osoba, której dane osobowe są przetwarzane.

§ 8

1. Wyłącznie uprawnionym do określania celu i sposobu przetwarzania danych osobowych jest Usługobiorca.
2. Usługodawca, podmiot, z usług którego korzysta Usługodawca („Subprocesor” i inne osoby działające z upoważnienia Usługodawcy, które mają dostęp do danych osobowych, przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie Usługobiorcy, chyba że obowiązujący przepis prawa stanowi inaczej.
3. Usługodawca może odmówić wykonania polecenia, które stanowi naruszenie rozporządzenia RODO lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.

§ 9

1. Usługodawca może powierzyć innemu podmiotowi („Subprocesor”) przetwarzanie danych osobowych powierzonych mu na postawie niniejszej Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Usługobiorcy. Usługodawca informuje Usługobiorcę o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących ustanowienia Subprocesorów, a Usługobiorca ma prawo sprzeciwu wobec takich zmian.
2. Usługodawca zapewnia, że obowiązki Subprocesora w zakresie ochrony danych osobowych będą określone w sposób co najmniej odpowiadający niniejszej umowie, w  szczególności Subprocesor będzie miał obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom przepisów prawa.
3. Usługodawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Usługobiorcy za działania i zaniechania Subprocesora.

§ 10

1. Strony określają następujące warunki przetwarzania powierzonych danych osobowych powierzonych:
   1. przedmiot i czas trwania przetwarzania – Usługodawca upoważniony jest do przetwarzania wyłącznie danych osobowych, których administratorem jest Usługobiorca w związku z korzystaniem z usług, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w okresie świadczenia tych usług przez Usługobiorcę,
   2. charakter i cel przetwarzania – Usługodawca upoważniony jest do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w związku ze świadczeniem usług, o których mowa w ust. 1,
   3. kategorie osób, których dane dotyczą – osoby będące kontrahentami, kontrahentami, pracownikami Usługobiorcy, których dane mogą być przetwarzane w związku z korzystaniem ze świadczonych Usług
   4. rodzaj danych osobowych:
      1. podstawowe dane osobowe – w szczególności takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe takie jak adres, adres e-mail, numer telefonu,
      2. dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą – w szczególności takie jak firma przedsiębiorcy, siedziba i adres, numer NIP,
      3. dane finansowe i gospodarcze – w szczególności informacje niezbędne do wystawienia faktury, prowadzenia dokumentacji księgowej.

§ 11

1. Procesor oświadcza, że zastosował wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa Danych osobowych, co najmniej wymagane w rozumieniu art. 32 RODO.
2. Usługodawca, jego Subprocesorzy i inne osoby działające z upoważnienia Usługodawcy, które mają dostęp do danych osobowych, podlegają obowiązkowi zachowania poufności i zachowują tajemnicę zawodową w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Usługodawca zobowiązuje się zapewnić, aby każdy Subprocesor lub inne osoby działające pod jego zwierzchnictwem, przestrzegały zobowiązania do zachowania poufności.
3. Usługobiorca jest objęty obowiązkiem zachowania poufności w odniesieniu do wszelkiej dokumentacji i informacji otrzymanych od Usługodawcy, związanych z wdrożonymi technicznymi i organizacyjnymi środkami bezpieczeństwa Usługodawcy i jego Subprocesorów, a także innych informacji, które procesor chce zachować w tajemnicy.
4. Obowiązek zachowania poufności ma również zastosowanie po rozwiązaniu niniejszej umowy.

§ 12

1. O ile nie uzgodniono inaczej lub co innego nie wynika z obowiązujących przepisów, Usługobiorca jest uprawniony do żądania dostępu do wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez Usługodawcę.
2. Jeżeli Usługodawca lub Subprocesor otrzyma wniosek od Podmiotu Danych związany z przetwarzaniem danych osobowych, Usługodawca prześle taki wniosek do Usługobiorcy, chyba że co innego wynika z obowiązujących przepisów prawa lub instrukcji przekazanych przez Usługobiorcę.
3. Usługodawca wspiera Usługobiorcę przy realizacji jego obowiązku w zakresie udzielania odpowiedzi na wnioski o skorzystanie z praw Podmiotu danych określonych w przepisach dotyczących ochrony danych w zakresie
   1. dostępu do danych osobowych,
   2. sprostowania danych osobowych,
   3. usunięcia danych osobowych,
   4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych
   5. realizacji prawa do całkowitego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
   6. prawa do otrzymywania danych osobowych (możliwość przenoszenia danych).
4. Jeżeli Usługodawca lub Subprocesor otrzyma żądanie udzielenia dostępu lub informację od właściwego organu nadzorczego dotyczącą zarejestrowanych danych osobowych lub przetwarzania danych objętych niniejszą Umową, Usługodawca powiadomi Usługobiorcę o tym fakcie i przekaże mu otrzymane żądanie.
5. Jeżeli Usługobiorca jest zobowiązany do przeprowadzenia oceny skutków lub skonsultowania się z organem nadzorczym w związku z przetwarzaniem Danych osobowych przetwarzanych w ramach niniejszej Umowy, Usługodawca zapewni Usługobiorcy wsparcie w tym zakresie.

§ 13

1. Usługodawca powiadamia Usługobiorcę niezwłocznie (jednak nie później niż w czasie 24 godzin) po powzięciu wiadomości o naruszeniu związanym z przetwarzaniem danych osobowych. Usługobiorca jest odpowiedzialny za powiadomienie o naruszeniu danych osobowych właściwego organu nadzoru.
2. W powiadomieniu Usługodawca powinien określić co najmniej:
   1. charakter naruszenia danych osobowych, w tym, w miarę możliwości, kategorie i przybliżoną liczbę zainteresowanych Podmiotów danych oraz kategorie i przybliżoną liczbę danych osobowych, których dotyczy naruszenie,
   2. prawdopodobne negatywne skutki jakie może spowodować naruszenie danych osobowych,
   3. środki podjęte lub proponowane przez Usługodawcę w celu wyeliminowania naruszenia danych osobowych, w tym, w stosownych przypadkach, środki mające na celu złagodzenie ich ewentualnych negatywnych skutków.
3. Jeśli Usługobiorca jest zobowiązany do poinformowania Podmiotów danych o naruszeniu ich danych osobowych, Usługodawca współpracuje w tym zakresie z Usługobiorcą, w tym udziela Usługobiorcy, jeśli jest w posiadaniu takich danych, niezbędnych informacji kontaktowych do zainteresowanych Podmiotów danych.

§ 14

1. Usługobiorca gwarantuje, że dane osobowe są przetwarzane w celach zgodnych z prawem, oraz że Usługobiorca nie przetwarza więcej danych osobowych niż jest to wymagane do spełnienia tych celów.
2. Usługobiorca zobowiązuje się do zapewnienia, że w momencie przekazania danych osobowych Usługodawcy istnieć będzie ważna podstawa prawna do ich przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda osoby, zgoda ta jest udzielana wyraźnie, dobrowolnie oraz jednoznacznie.
3. Usługobiorca gwarantuje, że osoby, których dane osobowe są przetwarzane, otrzymały wystarczające informacje na temat przetwarzania swoich danych osobowych.

Postanowienia końcowe

§ 15

Usługobiorca wyraża zgodę na korzystanie przez Usługodawcę w celach informacyjnych z następujących danych Usługobiorcy: firmy (nazwy przedsiębiorstwa), znaku towarowego oraz innych oznaczeń, pod jakim Usługobiorca prowadzi działalność gospodarczą. Usługodawca może korzystać z danych Usługobiorcy wyłącznie w celu informowania użytkowników o podmiotach, na których rzecz świadczy usługi, na własnej stronie internetowej.

§ 16

W zakresie nieuregulowanym w OW stosuje się postanowienia Regulaminu.