Tryb offline24 w KSeF bywa mylony z „awarią KSeF” – a to różnica kluczowa, bo decyduje o terminach dosłania faktury i o tym, jak bezpiecznie obsłużyć sprzedaż, gdy system lub łącze nie współpracują. Offline24 nie jest furtką do obchodzenia KSeF, tylko procedurą ciągłości działania: fakturę wystawia się poza systemem, ale wciąż w formacie e-faktury, a następnie dosyła do KSeF w ustawowym terminie. W praktyce to mechanizm, który ma chronić biznes przed przestojem w sprzedaży, bez tworzenia chaosu w rozliczeniach.
Offline24: problem jest po Twojej stronie, obowiązek zostaje
Offline24 przewidziano na sytuacje, w których trudność wynika z jakości sieci, braku Internetu albo czasu przetwarzania po stronie integracji. Ustawowo jest to tryb „poza KSeF, ale z KSeF w tle”: dokument powstaje jako faktura ustrukturyzowana (w praktyce – plik zgodny z obowiązującą strukturą), tylko nie trafia od razu do systemu. To ważne rozróżnienie, bo offline24 nie wymaga żadnego ogłoszenia ze strony administracji – decyzja o użyciu trybu może wynikać z realnej przeszkody technicznej, ale też z przyjętej procedury wystawcy (np. gdy firma świadomie chroni sprzedaż detaliczną przed skutkami chwilowych problemów z łączem).
Najważniejsza zasada jest prosta: fakturę wystawioną w offline24 trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Ten termin jest „twardy” i warto go traktować jak wewnętrzny SLA w firmie. Jeżeli w organizacji generuje się dużo dokumentów, jeden dzień roboczy potrafi zniknąć szybciej niż poranna kawa – dlatego offline24 wymaga nie tylko przycisku w systemie, ale też procedury operacyjnej.
Daty mają znaczenie: wystawienie, otrzymanie i moment „KSeF-izacji”
W KSeF kluczowe są dwie perspektywy: kiedy faktura została wystawiona i kiedy została uznana za otrzymaną. W offline24 datą wystawienia jest data wskazana na fakturze jako data jej wystawienia (w strukturze – pole odpowiadające dacie na dokumencie). To oznacza, że nie „przesuwamy” wystawienia tylko dlatego, że wysyłka do KSeF nastąpiła później. Z perspektywy obrotu gospodarczego to logiczne: faktura ma odzwierciedlać moment zdarzenia i udokumentowania sprzedaży, a nie moment odzyskania Internetu.
Inaczej wygląda kwestia otrzymania faktury. Jeżeli nabywca jest krajowym podatnikiem VAT, co do zasady faktura jest otrzymywana „przez KSeF”, czyli praktycznie wtedy, gdy system nada jej numer. Natomiast gdy fakturę trzeba udostępnić poza KSeF (np. konsumentowi, podmiotowi zagranicznemu albo nabywcy bez NIP), liczy się faktyczny moment przekazania w uzgodniony sposób. To rozróżnienie ma konsekwencje dowodowe: warto w firmie umieć wykazać zarówno datę wystawienia, jak i sposób oraz moment udostępnienia dokumentu, jeśli nie poszedł do kontrahenta kanałem KSeF.
Dwa kody QR i certyfikat: czyli jak bezpiecznie wydać fakturę przed wysyłką
Jeżeli w offline24 udostępniasz fakturę poza KSeF zanim jeszcze ją dosyłasz do systemu, dokument powinien być oznaczony dwoma kodami QR. Jeden kod służy weryfikacji i dostępowi do faktury po jej późniejszym pojawieniu się w KSeF, drugi potwierdza tożsamość wystawcy i wymaga użycia dedykowanego certyfikatu KSeF. Z punktu widzenia obiegu dokumentów to sygnał: offline24 jest procesem „kontrolowanym”, a nie luźnym PDF-em wysłanym na szybko. Wdrożenie tego elementu bywa pomijane w projektach integracji, a potem wraca jako problem przy reklamacjach, audycie albo przy sporach o to, czy dokument rzeczywiście pochodził od danego wystawcy.
W praktyce warto rozdzielić w procedurze dwa przypadki. Pierwszy: wystawiasz offline24, ale nie musisz nic przekazywać przed wysyłką do KSeF – wtedy ryzyko operacyjne jest mniejsze, bo kontrahent i tak pobierze fakturę z systemu. Drugi: musisz wydać dokument natychmiast, bo sprzedaż nie poczeka – wtedy kody QR i spójne reguły udostępnienia stają się elementem bezpieczeństwa obrotu, a nie „dodatkiem”.
Co jeśli problem zmieni się w awarię KSeF?
Offline24 ma termin „następny dzień roboczy”, ale przepisy przewidują też scenariusz przejścia w tryb awaryjny. Jeżeli po wystawieniu faktury w offline24, a przed jej przesłaniem do systemu, zostanie ogłoszona awaria KSeF (komunikat publikowany i obsługiwany w sposób oficjalny), termin dosłania zmienia się: faktury przesyła się do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Dla firmy oznacza to jedno: trzeba monitorować komunikaty o dostępności KSeF i umieć przypisać faktury do właściwego reżimu terminów. Bez tego łatwo wpaść w pułapkę: zespół działa w przekonaniu, że „jutro dosyłamy”, a formalnie zaczyna biec siedmiodniowe okno po zakończeniu awarii – albo odwrotnie.
Istnieje też szczególny wariant, który jest komunikowany jako „awaria całkowita”. W takim przypadku faktury wystawia się poza systemem, a zasady dosyłania są inne – co w praktyce wymaga od firm gotowości do pracy w trybie odłączonym i do zachowania spójnego archiwum wystawionych dokumentów. To scenariusz rzadki, ale z perspektywy projektowania integracji warto go uwzględnić przynajmniej na poziomie procedury i odpowiedzialności.
Offline24 a „niedostępność KSeF”: podobne brzmienie, inne liczenie terminu
W KSeF funkcjonują różne procedury offline i to właśnie tu najczęściej rodzą się błędy interpretacyjne. Offline24 dotyczy sytuacji, gdy trudność jest po stronie wystawcy (np. brak łącza). Natomiast „offline – niedostępność KSeF” dotyczy okresu, gdy system jest niedostępny z powodu prac serwisowych lub innych przerw w działaniu po stronie KSeF. W tym trybie również wystawiasz fakturę poza systemem w formie elektronicznej, ale termin dosłania liczysz inaczej: najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności. Różnica jest subtelna tylko na papierze – w realnym obiegu dokumentów decyduje o tym, czy zespół patrzy na datę wystawienia, czy na datę zakończenia przerwy po stronie KSeF.
Jeżeli w trakcie takiej niedostępności pojawi się dodatkowo ogłoszona awaria KSeF, wówczas znów wchodzą reguły siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii. Dobrze zaprojektowana integracja nie „gubi” tych stanów, tylko potrafi je zapisać przy fakturze jako kontekst: w jakim trybie powstała, jaki termin dosłania obowiązuje i kiedy status został spełniony.
Korekty w offline24: kolejność działań ma znaczenie
Korekta w offline24 jest dopuszczalna, ale wymaga dyscypliny. Korektę również trzeba dosłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym. Jest jednak haczyk praktyczny: jeśli korygujesz fakturę pierwotną wystawioną w offline24, najpierw musisz dosłać fakturę pierwotną do KSeF i uzyskać jej numer, a dopiero potem wystawić korektę, w której odwołujesz się do numeru KSeF dokumentu korygowanego. To logiczne z perspektywy spójności danych w systemie, ale w procesach masowych bywa pomijane – a wtedy korekty „nie mają do czego się przypiąć”.
W firmach, gdzie korekty mogą pojawiać się szybko (np. e-commerce, logistyka, rabaty po transakcji), warto mieć techniczne zabezpieczenie: blokadę wystawienia korekty, jeśli faktura pierwotna offline24 nie została jeszcze dosłana i nie ma numeru KSeF. To nie jest „utrudnianie życia”, tylko ochrona przed błędem, który później kosztuje najwięcej czasu.
Jak to poukładać w procesie, żeby offline24 nie zamienił się w „offline na zawsze”
Największym ryzykiem offline24 nie jest samo wystawienie faktury poza KSeF, tylko brak domknięcia procesu dosłania. Dlatego w praktyce sprawdza się podejście podobne do obsługi płatności: każda faktura offline24 powinna mieć jasno widoczny status „do dosłania” i automatyczną kontrolę upływu terminu. W organizacji trzeba też wskazać właściciela procesu: kto monitoruje kolejkę wysyłki, kto reaguje na komunikaty o awarii i kto weryfikuje, że faktury otrzymały numer KSeF.
W projektowaniu integracji z KSeF warto założyć, że offline24 będzie używany nie tylko „w kryzysie”. To scenariusz biznesowy: sprzedaż ma działać zawsze, a systemy mają umieć wrócić do stanu zgodnego z przepisami bez ręcznego przeklejania danych. Dlatego rozsądnie jest budować mechanizmy buforowania i ponawiania wysyłki, a także przechowywać dowody udostępnienia dokumentu, jeśli został przekazany poza KSeF.
W Taxly ten typ porządkowania procesów jest naturalnym elementem integracji z KSeF: system nie tylko pomaga wystawiać i dosyłać dokumenty, ale też pilnuje spójności zdarzeń w czasie – co w praktyce ogranicza ryzyko „rozjechania się” faktur, korekt i terminów. A ponieważ obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami, warto śledzić także harmonogram wdrożenia i daty graniczne opisane na stronie ksef od kiedy, żeby procesy awaryjne wdrożyć zanim staną się potrzebne.
Offline24 w liczbach: krótka mapa terminów, która ratuje nerwy
Jeżeli trzeba zapamiętać jedną rzecz, to tę: offline24 oznacza dosłanie do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu. „Offline – niedostępność KSeF” oznacza dosłanie najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności. „Tryb awaryjny” oznacza dosłanie w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. W razie szczególnego komunikatu o awarii całkowitej obowiązują odrębne reguły pracy poza systemem. Taka mapa – zapisana w procedurze, wdrożona w systemie i przypięta do odpowiedzialności – zwykle wystarcza, żeby offline24 nie stał się źródłem przypadkowych opóźnień.
Na koniec warto dodać jedną rzecz: offline24 to nie „plan B”, tylko część dojrzałego projektu integracji. Firmy, które traktują go jak normalny wariant działania (a nie improwizację), zwykle szybciej stabilizują procesy i unikają ręcznych działań w momentach, gdy i tak wszyscy gaszą pożary. A jeśli przy okazji w jednym miejscu widać faktury, płatności i ryzyka terminowe, to asystent finansowy przestaje być hasłem marketingowym, a zaczyna być praktycznym narzędziem do kontroli nad obiegiem dokumentów.
