Faktury w EUR, USD czy GBP to codzienność w firmach sprzedających za granicę, kupujących licencje, usługi chmurowe lub rozliczających projekty międzynarodowe. KSeF nie zmienia tego, że waluta „biznesowa” bywa inna niż PLN, ale narzuca większą dyscyplinę: w ustrukturyzowanej fakturze musi znaleźć się jasna informacja o walucie, a przeliczenia na potrzeby VAT muszą wynikać z reguł ustawowych i z tego, kiedy faktura jest uznawana za wystawioną. To właśnie połączenie daty, kursu i sposobu wykazania VAT decyduje o tym, czy dokument jest poprawny w księgach – oraz czy da się go bez problemu obronić w razie weryfikacji.
Waluta na fakturze ustrukturyzowanej: co KSeF „widzi”
Ustrukturyzowana faktura ma pole na kod waluty zgodny z ISO 4217. W praktyce oznacza to, że dokument jednoznacznie wskazuje, czy kwoty są prezentowane np. w EUR, USD, GBP, czy w PLN. Jeżeli faktura jest wystawiona w PLN, walutą dokumentu musi być PLN – to pozornie oczywiste, ale istotne przy fakturach „dwuwalutowych”, gdzie strony handlowo posługują się walutą obcą, a rozliczenie następuje w złotych.
Warto też rozdzielić dwa pojęcia: walutę faktury (w której pokazujesz wartości pozycji i podsumowania) oraz walutę umowną, która bywa używana w kontraktach jako punkt odniesienia. KSeF przewiduje miejsce na informację o kursie i walucie umownej, ale są to dane dodatkowe – nie zastępują kursu podatkowego do VAT i nie „przeliczają” dokumentu w systemie.
VAT i waluta: gdzie kończy się swoboda, a zaczyna obowiązek przeliczenia
W polskich rozliczeniach VAT kluczowe jest to, że nawet jeśli cena jest w walucie obcej, podatek musi dać się rozliczyć w PLN. W praktyce oznacza to konieczność przeliczenia podstawy opodatkowania i kwoty VAT na złote według reguł ustawy o VAT. KSeF nie wprowadza tu nowej matematyki – wymusza natomiast konsekwencję: w danych faktury musi dać się odczytać, jaka waluta została użyta i jakie wartości podatku wynikają z przeliczenia.
Z perspektywy firm, które chcą ograniczyć ryzyko błędów przy większej liczbie dokumentów, kluczowa jest powtarzalność procesu: ustalenie źródła kursu, dnia przeliczenia i sposobu raportowania VAT w ujęciu księgowym. W praktyce wygląda to inaczej w modelu księgowości online dla mniejszych organizacji, a inaczej w środowisku, gdzie dominuje większy wolumen i rozbudowane zasady kontroli, typowe dla pełnej księgowości online.
Jaki kurs do VAT: reguła jest jedna, ale ma dwa „punkty startu”
Ustawa o VAT wiąże kurs przeliczeniowy z momentem powstania obowiązku podatkowego, a w niektórych sytuacjach z datą wystawienia faktury. W uproszczeniu działa to tak: gdy faktura jest wystawiana w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim, kurs bierze się z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień obowiązku podatkowego. Jeżeli natomiast faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku, kurs liczy się względem dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Ważny detal: przepisy dopuszczają stosowanie kursu średniego NBP, a w określonych przypadkach również kursu EBC – ale niezależnie od wyboru trzeba go stosować konsekwentnie i poprawnie przypisać do właściwego dnia. To szczególnie istotne, gdy firma działa w modelu mieszanym (część sprzedaży w kraju, część za granicą), co często spotyka się np. wśród przedsiębiorców korzystających z księgowości dla JDG.
Dlaczego w KSeF data „wystawienia” jest kluczowa dla kursu
W KSeF data wystawienia nie jest wyłącznie chwilą, w której użytkownik kliknął „Zapisz” w programie. Dla faktury przesyłanej standardowo (tryb online) liczy się dzień wysłania do KSeF – pod warunkiem, że data wpisana w polu P_1 jest taka sama jak dzień przesłania. Jeśli te daty się rozjadą, faktura wpada w tryb offline24 i formalna data wystawienia staje się datą wskazaną w P_1.
To ma bezpośredni wpływ na kurs VAT. Różnica jednego dnia potrafi zmienić kurs, a tym samym kwotę VAT w PLN. Dlatego proces wystawiania powinien pilnować zgodności P_1 z wysyłką, a jeśli firma świadomie korzysta z offline24, musi pamiętać o ustawowych terminach dosłania dokumentu do KSeF. Ten kontekst warto mieć z tyłu głowy, porządkując wdrożenie w ramach KSeF i planując harmonogram opisany w KSeF od kiedy.
Faktury „dwuwalutowe” i kurs umowny: co jest informacją, a co rozliczeniem
Częsty scenariusz to umowa w EUR, ale płatność w PLN według kursu umownego (np. kurs banku, kurs z dnia płatności albo kurs określony w kontrakcie). Biznesowo takie podejście ma sens, jednak podatkowo VAT nadal musi wynikać z reguł ustawowych. KSeF pozwala pokazać kurs umowny i walutę umowną jako informację handlową, ale nie jest to pole służące do „ustawiania” kursu VAT.
W praktyce oznacza to, że w ustrukturyzowanej fakturze możesz pokazać nabywcy, według jakiego kursu strony rozliczają cenę, ale kwoty podatku muszą pozostać spójne z kursem przyjętym do VAT. Jeżeli te dwa kursy są różne, w dokumentacji wewnętrznej warto jasno opisać, dlaczego – tak, aby księgowość mogła to poprawnie ująć. Takie zasady porządkowania procesu są szczególnie ważne w branżach usługowych, gdzie umowy w walutach pojawiają się regularnie, np. w praktykach medycznych korzystających z księgowości dla programistów lub kancelariach opierających część rozliczeń o klientów zagranicznych.
Zaliczki w walucie: kilka kursów w jednym dokumencie
Najwięcej nieporozumień powstaje przy zaliczkach, bo tu kurs może zależeć od momentu otrzymania płatności. KSeF przewiduje możliwość wskazania kursu dla poszczególnych płatności zaliczkowych, gdy jedna faktura dokumentuje kilka wpływów. To ważne, bo podatkowo zaliczki potrafią „żyć” własnym rytmem: jedna wpłata może być przeliczona po innym kursie niż kolejna, nawet jeśli dotyczą tego samego zamówienia.
Jeżeli firma obsługuje wiele wpływów w walutach, dobrym uzupełnieniem procesu fakturowania jest automatyczne dopasowanie płatności do dokumentów – np. przez integrację z bankowością. Wtedy kursy, daty wpływu i przypisanie zaliczek do faktury nie są ręcznym „domykaniem miesiąca”, tylko kontrolowanym przepływem danych.
Różnice kursowe: ważne w księgach, ale nie jako „pole” na fakturze
Różnice kursowe powstają wtedy, gdy wartość należności lub zobowiązania w PLN zmienia się między dniem ujęcia dokumentu a dniem zapłaty (lub innym zdarzeniem rozliczeniowym). To temat stricte księgowy: może wpływać na wynik finansowy i podatek dochodowy, ale nie jest elementem, który „z definicji” ma zostać zapisany na fakturze ustrukturyzowanej jako odrębna pozycja.
Co ważne, KSeF nie liczy różnic kursowych. On przechowuje fakturę – z walutą, wartościami i ewentualnymi informacjami dodatkowymi – a rachunkowość dopiero na tej podstawie wyprowadza skutki w księgach. Dlatego w praktyce kluczowe jest, aby dane faktury były kompletne i spójne, a proces rozliczeń płatności „dowiadywał się” o kursie banku w dniu zapłaty i odpowiednio to księgował. W firmach, które chcą rozumieć wpływ kursów na rentowność, przydatne bywa podejście analityczne, jakie wspiera asystent finansowy.
Korekty w walutach: konsekwencja ważniejsza niż „ładny” kurs
Przy fakturach korygujących w walucie obcej najważniejsza jest konsekwencja danych względem faktury pierwotnej. Korekta nie jest nową sprzedażą „od zera”, tylko zmianą warunków wcześniej udokumentowanej transakcji. To oznacza, że waluta dokumentu i sposób prezentacji kwot muszą pozwolić jednoznacznie policzyć różnicę wartości oraz różnicę VAT w PLN.
W praktyce rekomendowane jest, aby korekty w walucie trzymały tę samą logikę walutową co pierwotny dokument, a kurs VAT wynikał z reguł właściwych dla korekt (czyli zgodnie z tym, jak prawo wiąże korektę z rozliczeniem). KSeF przechowa korektę jako osobny dokument, ale „sens” korekty powstaje dopiero w księgach – dlatego tu nie ma miejsca na skróty, jest miejsce na spójność.
Co warto dopilnować w praktyce, żeby waluty w KSeF nie generowały kosztów błędów
Najczęstsze problemy nie wynikają z samej waluty, tylko z drobnych rozjazdów: data w P_1 inna niż dzień wysyłki, kurs dobrany do niewłaściwego dnia, zaliczki ujęte jednym kursem „dla wygody”, albo mieszanie kursu umownego z podatkowym. W środowisku KSeF takie błędy zwykle wychodzą szybciej, bo dane są sformalizowane i łatwiejsze do porównywania.
Jeżeli firma chce podejść do tematu stabilnie, warto oprzeć proces o trzy filary: poprawne wystawienie i wysyłkę w KSeF, konsekwentną metodę kursową do VAT oraz automatyczne powiązanie dokumentów z płatnościami. To szczególnie ważne, gdy organizacja rośnie i przechodzi na bardziej rozbudowane procesy rozliczeń, typowe dla spółek prowadzących pełną księgowość online, ale też wtedy, gdy działalność jest mniejsza i kluczowe jest ograniczenie ręcznej pracy w modelu księgowości online.
W praktyce różnice w potrzebach bywają branżowe: część firm usługowych rozlicza się prostszym rytmem, a inne – np. działalności regulowane i o większej liczbie dokumentów – oczekują większej kontroli i przewidywalności. Dlatego zasady walutowe w KSeF warto opisać w firmie nie jako „jednorazową instrukcję”, tylko jako element stałego procesu księgowego, dopasowanego do modelu działalności – niezależnie od tego, czy dotyczy to jednoosobowej działalności, czy organizacji wymagającej szerszych procedur.
