Formularz UPL-1 to pełnomocnictwo, dzięki któremu wskazana osoba (najczęściej księgowa lub doradca podatkowy) może podpisywać i wysyłać w Twoim imieniu deklaracje podatkowe składane elektronicznie. W praktyce to jeden z tych dokumentów, które robi się raz, a potem „magicznie” znikają z listy problemów – pod warunkiem, że trafią do urzędu poprawnie i do właściwego adresata.
Kiedy UPL-1 jest potrzebny i co dokładnie daje
UPL-1 przydaje się wtedy, gdy deklaracje (np. VAT, PIT, CIT) mają być podpisywane i składane online przez pełnomocnika. Pełnomocnik nie „przejmuje” Twojej firmy ani kont bankowych – dostaje wyłącznie prawo do podpisu pod e-deklaracjami wysyłanymi kanałami elektronicznymi. To ważne rozróżnienie: UPL-1 nie jest pełnomocnictwem ogólnym do wszystkich spraw podatkowych (od tego jest PPO-1), tylko wąskim upoważnieniem do podpisywania deklaracji wysyłanych elektronicznie.
Dokument składasz zanim pełnomocnik wyśle pierwszą deklarację w Twoim imieniu. W przeciwnym razie system może odrzucić wysyłkę – a urząd nie ma poczucia humoru, gdy terminy są twarde jak beton.
Najpierw przygotuj dane i wybierz właściwy wariant
Zanim zaczniesz wypełniać formularz, zbierz trzy rzeczy: dane mocodawcy (Twoje albo spółki), dane pełnomocnika oraz informację, kto ma podpisać UPL-1. Dla osoby fizycznej będzie to zwykle właściciel (NIP/PESEL). Dla spółki – osoba uprawniona do reprezentacji (np. członek zarządu). To banalne, ale to tu powstaje większość pomyłek: UPL-1 podpisany przez niewłaściwą osobę jest wart dokładnie tyle, co „draft” faktury bez numeru.
Warto też od razu zdecydować, jak chcesz złożyć dokument. Masz trzy praktyczne ścieżki: papierowo pocztą, papierowo w urzędzie (osobiście) albo elektronicznie. Elektronicznie najwygodniej zrobisz to w e-Urzędzie Skarbowym, a alternatywnie przez ePUAP, korzystając z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Krok po kroku: jak wypełnić UPL-1 bez potknięć
Krok 1: pobierz aktualny wzór UPL-1. Formularze pełnomocnictw są dostępne w serwisie podatkowym Ministerstwa Finansów, a w e-Urzędzie Skarbowym możesz go również wypełnić jako e-usługę, bez ręcznego „klepania” pól w PDF. Jeżeli jesteś klientem księgowości w Taxly, uzupełniony formularz pobierzesz od razu po aktywowaniu usługi księgowości online.
Krok 2: uzupełnij dane mocodawcy. Wpisz identyfikator podatkowy (zwykle NIP), nazwę/imię i nazwisko oraz pozostałe dane identyfikacyjne zgodnie z formularzem. Jeśli działasz jako spółka, wpisujesz dane spółki, nie członka zarządu.
Krok 3: wpisz dane pełnomocnika. Najczęściej będzie to NIP/PESEL pełnomocnika, imię i nazwisko oraz adres. Uważaj na „literówki” w identyfikatorach – to najprostsza droga do wezwania do uzupełnienia.
Krok 4: wskaż zakres. W UPL-1 chodzi o podpisywanie deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. To pole jest sednem dokumentu – bez niego urząd nie wie, co dokładnie delegujesz.
Krok 5: podpisz formularz. Papierowo podpis składa mocodawca (lub osoba uprawniona do reprezentacji). Elektronicznie podpis następuje w procesie wysyłki: profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym – zależnie od kanału.
Opcja 1: złożenie UPL-1 przez e-Urząd Skarbowy
To najszybsza droga, bo system prowadzi przez proces i potrafi podpowiadać część danych. Po wejściu do e-Urzędu Skarbowego logujesz się przez login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna). Następnie przechodzisz do sekcji pełnomocnictw i wybierasz złożenie UPL-1. W formularzu wybierasz, czy działasz „za siebie”, czy w imieniu organizacji, a potem uzupełniasz dane pełnomocnika oraz pozostałe pola wymagane przez usługę.
Po wysłaniu dokumentu elektronicznie otrzymujesz urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP). To Twój dowód, że urząd dokument dostał – warto go zapisać razem z dokumentacją księgową, tak jak trzymasz potwierdzenia wysyłki JPK czy UPO deklaracji.
Opcja 2: złożenie UPL-1 przez ePUAP
Jeżeli wolisz ePUAP (albo e-Urząd Skarbowy akurat ma „gorszy dzień”), możesz złożyć UPL-1 przez elektroniczną skrzynkę podawczą. Warunek: musisz podpisać dokument profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. W praktyce przygotowujesz UPL-1 (najczęściej jako plik), podpisujesz elektronicznie i wysyłasz do właściwego adresata w administracji skarbowej. Ten tryb jest opisany w rządowej instrukcji dotyczącej wyznaczenia pełnomocnika do podpisywania elektronicznych deklaracji.
W ePUAP również dostajesz potwierdzenie złożenia. Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał udowodnić termin, to właśnie ten dokument robi robotę, a nie „przecież wysłałem”.
Opcja 3: złożenie UPL-1 papierowo – pocztą lub w urzędzie
UPL-1 możesz złożyć też tradycyjnie. Wersję papierową kieruje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników. Najczęściej jest to urząd właściwy dla Twoich danych identyfikacyjnych, a niekoniecznie ten, w którym „załatwiasz wszystko”. Jeśli składasz osobiście, poproś o pieczątkę wpływu na kopii. Jeśli wysyłasz pocztą, wybierz przesyłkę rejestrowaną i zachowaj dowód nadania.
Ten tryb bywa przydatny, gdy pełnomocnictwo podpisuje osoba, która nie korzysta z profilu zaufanego, albo gdy dokumentację w firmie prowadzisz w sposób formalny i chcesz mieć papierowy ślad w segregatorze. Tak, w 2026 roku nadal się to zdarza – i nie, nie będziemy tego oceniać.
Czy za UPL-1 płaci się opłatę skarbową
Dobra wiadomość: złożenie UPL-1 jest co do zasady bezpłatne. W praktyce opłata skarbowa częściej dotyczy pełnomocnictw „do spraw” albo wariantu UPL-1P, używanego do podpisywania deklaracji składanych papierowo. Jeśli ktoś każe Ci płacić 17 zł „bo pełnomocnictwo”, dopytaj, o jaki formularz chodzi i w jakim celu jest składany. Najczęstszy błąd to mylenie UPL-1 z innymi typami pełnomocnictw.
Co dalej: jak sprawdzić, czy pełnomocnictwo działa
W e-Urzędzie Skarbowym możesz podejrzeć aktywne pełnomocnictwa na listach dotyczących pełnomocników i mocodawców. Jeżeli składałeś papierowo, potwierdzeniem jest stempel wpływu lub dowód nadania, ale praktyczny test jest prosty: pełnomocnik wysyła pierwszą e-deklarację i otrzymuje poprawne UPO. Jeśli system odrzuca podpis, najczęściej problemem jest brak UPL-1 w rejestrze albo błędne dane identyfikacyjne.
Zmiana lub odwołanie pełnomocnictwa: OPL-1
Jeżeli zmieniasz księgowość, kończysz współpracę z biurem albo po prostu chcesz odwołać upoważnienie, składasz OPL-1 – zawiadomienie o zmianie lub odwołaniu UPL-1. Z perspektywy bezpieczeństwa to krok równie ważny jak nadanie pełnomocnictwa: nie zostawiaj „starych dostępów” na zasadzie „a może się przyda”. W usługach online to prosta recepta na bałagan.
UPL-1 w praktyce: kiedy warto to zrobić od razu
UPL-1 najczęściej składa się przy starcie współpracy z księgową lub biurem rachunkowym. Jeżeli prowadzisz księgowość dla JDG, dokument zwykle jest niezbędny od pierwszego rozliczenia. W spółkach, gdzie dochodzi więcej deklaracji i obowiązków, temat wraca szybciej, niż byś chciał – dlatego uporządkowanie pełnomocnictw na początku oszczędza nerwy w końcówce miesiąca.
W Taxly procesy wokół dokumentów i rozliczeń porządkujemy tak, aby formalności były elementem dobrze ułożonego systemu, a nie „gaszeniem pożarów”. Jeśli po drodze planujesz zmianę biura, pomocne bywa ułożenie tego razem z migracją danych – podobnie jak przy jak przenieść księgowość w sposób kontrolowany, bez utraty historii i terminów.
A jeśli Twoim celem jest po prostu mniej ręcznej roboty i więcej kontroli, to dobrym uzupełnieniem jest asystent finansowy oraz aplikacja do faktur, które pomagają spinać obieg dokumentów z obrazem finansów. UPL-1 nie zrobi za Ciebie biznesu, ale potrafi sprawić, że urząd skarbowy przestaje być elementem losowym w kalendarzu.
