Od 1 stycznia 2026 r. zmienia się sposób liczenia limitu przychodów w działalności nierejestrowanej: zamiast miesięcznego progu pojawia się limit kwartalny. To pozornie prosta korekta, ale w praktyce wpływa na planowanie sprzedaży, moment „wpadnięcia” w rejestrację firmy i sposób kontrolowania przychodu w okresach sezonowych.
Co to jest działalność nierejestrowana i dlaczego limit ma znaczenie
Działalność nierejestrowana (często nazywana też nieewidencjonowaną) to forma drobnej aktywności zarobkowej, która nie jest traktowana jak działalność gospodarcza – o ile spełnisz ustawowe warunki. W praktyce oznacza to brak wpisu do CEIDG na starcie i mniejszy ciężar formalności. Z perspektywy państwa to „bezpieczny bufor” dla osób testujących pomysł na sprzedaż: rękodzieło, usługi okazjonalne, niewielkie zlecenia, działania sezonowe.
Kluczowe są jednak dwa ograniczenia. Po pierwsze – limit przychodu, którego nie można przekroczyć. Po drugie – warunek, że w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziło się działalności gospodarczej. Jeśli którykolwiek z tych warunków przestaje być spełniony, sytuacja prawna przestaje przypominać „drobne dorabianie”, a zaczyna działać logika klasycznej firmy.
Najważniejsza zmiana od 2026 r.: limit kwartalny zamiast miesięcznego
Do końca 2025 r. limit był weryfikowany miesięcznie i był powiązany z minimalnym wynagrodzeniem. Od 2026 r. ustawodawca przechodzi na weryfikację kwartalną: działalność nierejestrowana jest dopuszczalna, jeśli przychód należny nie przekroczy w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Ta zmiana ma bardzo konkretny sens biznesowy: ułatwia funkcjonowanie osobom, które sprzedają „nierówno” w czasie. W modelu miesięcznym jedna intensywna akcja sprzedażowa w krótkim oknie (np. przed świętami) mogła automatycznie wypchnąć w rejestrację firmy, nawet jeśli w pozostałych miesiącach przychody były symboliczne. Limit kwartalny daje większą elastyczność w rozkładaniu sprzedaży w czasie.
W 2026 r. limit kwartalny jest komunikowany jako 10 813,50 zł (przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł). W praktyce oznacza to, że w jednym miesiącu kwartału możesz mieć większy „pik”, o ile cały kwartał nie przekroczy ustawowego progu.
„Przychód należny” – czyli co dokładnie liczysz do limitu
W dyskusjach o działalności nierejestrowanej najczęstsze nieporozumienie dotyczy słowa „przychód”. Ustawa mówi o przychodzie należnym, a nie o wpływie na konto. To różnica, która potrafi zaskoczyć szczególnie wtedy, gdy stosujesz płatność odroczoną, zaliczki albo wystawiasz dokumenty z terminem płatności.
Przychód należny to kwoty, które są Ci należne, nawet jeśli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Z definicji wyłącza się wartość zwróconych towarów oraz udzielonych bonifikat i skont. Innymi słowy: liczysz to, do czego masz prawo, a nie tylko to, co już „wpadło” na konto.
W praktyce warto przyjąć prostą zasadę operacyjną: kontroluj limit na podstawie ewidencji sprzedaży (z datą powstania należności), a nie wyciągu bankowego. Jeśli działasz sezonowo, kontroluj go także „w przód” – tak, aby pojedyncze duże zlecenie nie przestawiło Ci statusu w połowie kwartału.
Co się dzieje, gdy przekroczysz limit w kwartale
Przekroczenie limitu nie jest „ostrzeżeniem”, tylko zdarzeniem prawnym. Jeżeli przychód należny przekroczył w danym kwartale ustawową granicę, Twoja aktywność staje się działalnością gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. To ważne, bo momentem granicznym nie jest koniec kwartału ani kolejny miesiąc, tylko konkretny dzień „przebicia” limitu.
W takiej sytuacji pojawia się obowiązek złożenia wniosku o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekroczenia. To oznacza, że odkładanie decyzji „do poniedziałku” może mieć realne konsekwencje, jeśli przekroczenie wydarzyło się w trakcie intensywnej sprzedaży.
Warto też pamiętać o mechanice kwartału. Kwartalny limit nie „rozsmarowuje się” automatycznie na trzy miesiące. Możesz go wykorzystać nierówno, ale jeśli zrobisz to zbyt agresywnie na początku kwartału, tracisz pole manewru w jego dalszej części. Dla wielu osób oznacza to potrzebę lepszej kontroli sprzedaży, a nie tylko „sprawdzenia wyniku na koniec miesiąca”.
Warunek 60 miesięcy i wyjątki, o których łatwo zapomnieć
Limit kwartalny jest najgłośniejszy, ale nie jedyny. Działalność nierejestrowana jest dostępna dla osoby fizycznej, która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.
Są też wyłączenia ustawowe, które potrafią zostać pominięte w „internetowych skrótach”. Przykładowo, przepisów o działalności nierejestrowanej nie stosuje się do działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej. To istotne, jeśli myślisz o współpracy „po koleżeńsku” w formule wspólnego przedsięwzięcia – taka konstrukcja prawna automatycznie zmienia zasady gry.
Dokumentowanie sprzedaży: rachunek, faktura, porządek w ewidencji
Działalność nierejestrowana nie zwalnia z myślenia o dokumentach. W praktyce klient (zwłaszcza biznesowy) często oczekuje dokumentu sprzedaży. Jeśli chcesz działać profesjonalnie i mieć kontrolę nad limitem, porządek w dokumentacji działa na Twoją korzyść – również wtedy, gdy formalnie nie masz „pełnego księgowego zaplecza”.
W praktyce wiele osób przechodzi na proste narzędzie do wystawiania dokumentów, żeby nie liczyć sprzedaży „na kartce”. W takim scenariuszu przydaje się aplikacja do faktur oraz funkcje związane z wystawianiem faktur, bo pozwalają trzymać w jednym miejscu kwoty należne, terminy i numerację.
Dodatkowo, nawet prosta ewidencja sprzedaży pozwala szybko odpowiedzieć na najważniejsze pytanie: „ile zostało mi do limitu w tym kwartale?”. Jeśli łączysz to z kontrolą wpływów i terminów, dobrze sprawdza się też mechanika typu oznaczanie płatności, bo oddziela należności od faktycznych wpłat.
PIT: jak podejść do podatku dochodowego i kosztów bez wpadania w chaos
Działalność nierejestrowana nie znosi opodatkowania dochodu. W uproszczeniu: rozliczasz przychody w zeznaniu rocznym, a koszty mogą pomniejszać podstawę opodatkowania, jeśli są związane z przychodem i są właściwie udokumentowane. W praktyce oznacza to konieczność zachowania dowodów zakupu materiałów, towarów czy usług, które były potrzebne do uzyskania przychodu.
Tu pojawia się prosty wniosek operacyjny: jeśli chcesz korzystać z kosztów, musisz umieć je szybko zebrać i uporządkować. Z perspektywy procesu najlepsze jest rozwiązanie, które ułatwia gromadzenie dokumentów i ich archiwizację, np. poprzez przesyłanie kosztów mailem i trzymanie wszystkiego w jednym repozytorium.
Jeżeli Twoja sprzedaż zaczyna rosnąć i zbliżasz się do granicy kwartalnej, dobrze jest też policzyć, czy bardziej opłaca Ci się pozostać w reżimie działalności nierejestrowanej, czy już wcześniej wejść w formalną działalność gospodarczą. W tym pomaga kalkulator kosztu księgowości, bo w praktyce decyzja jest finansowa: porównujesz oszczędność na formalnościach z korzyściami skali i przewidywalnością działania.
VAT i inne progi: kwartalny limit to nie jedyny „licznik”
W działalności nierejestrowanej łatwo skupić się wyłącznie na limicie z Prawa przedsiębiorców, ale w realnym życiu działasz jednocześnie w kilku reżimach: inne przepisy dotyczą VAT, inne – kasy fiskalnej, inne – specyficznych rodzajów usług. Dlatego kwartalny limit jest tylko jednym z bezpieczników.
Najbezpieczniej jest przyjąć, że przekroczenie kwartalnego limitu może wymusić rejestrację działalności gospodarczej, ale niezależnie od tego mogą pojawić się sytuacje, w których trzeba zweryfikować obowiązki w VAT. W praktyce VAT ma własne zasady i własne limity, a także katalog czynności, które nie korzystają ze zwolnień.
To nie jest argument za komplikowaniem sobie życia – raczej za świadomością, że „nierejestrowana” nie znaczy „poza systemem”. Jeśli Twoi klienci są głównie biznesowi, a zamówienia mają charakter powtarzalny, w pewnym momencie formalizacja może być po prostu bardziej przewidywalna.
Dla kogo zmiana w 2026 r. jest realnym ułatwieniem
Najwięcej zyskują osoby o nieregularnym profilu sprzedaży. Przykładowo: rękodzielnik, który ma silne okno przedświąteczne; instruktor, który ma szczyt sezonu w wakacje; twórca cyfrowy, który robi premierę produktu w jednym miesiącu, a potem przez kilka tygodni sprzedaje niewiele. W modelu kwartalnym łatwiej wpasować się w przepisy bez rejestrowania firmy „tylko dlatego, że w jednym miesiącu poszło lepiej”.
Zmiana jest też korzystna dla osób testujących rynek, bo pozwala przeprowadzić intensywniejszy eksperyment sprzedażowy w krótszym czasie. Jednocześnie wymaga większej dyscypliny w monitorowaniu przychodu należnego – zwłaszcza jeśli sprzedajesz na faktury z terminem płatności.
Jak się przygotować: prosta strategia na 2026 r.
Praktyczne przygotowanie do limitu kwartalnego nie wymaga prawniczego zaplecza. Wymaga procesu. Po pierwsze, ustal, jak będziesz liczyć przychód należny i na jakiej podstawie: ewidencja sprzedaży, dokumenty sprzedaży, daty wymagalności. Po drugie, ustaw „bufor bezpieczeństwa” – wiele osób czuje się komfortowo, gdy nie dojeżdża do limitu do ostatniej złotówki, bo jedno większe zlecenie potrafi przestawić status z dnia na dzień.
Po trzecie, z góry przemyśl scenariusz przekroczenia limitu: czy masz gotowość do wpisu do CEIDG, jak szybko jesteś w stanie uporządkować formalności, czy wolisz zarejestrować działalność wcześniej i działać spokojniej. Jeśli planujesz docelowo regularną sprzedaż, często bardziej racjonalne jest przejście na uporządkowany model z księgowością dla JDG i przewidywalnym kosztem obsługi, niż życie w ciągłym „pilnowaniu kreski”.
Wreszcie, jeśli Twój model sprzedaży rośnie, warto spojrzeć na temat szerzej niż sam limit: kontrola należności, archiwizacja kosztów, analiza opłacalności. W takim ujęciu narzędzia typu asystent finansowy stają się nie dodatkiem, ale elementem higieny zarządzania – nawet w małej skali.
Podsumowanie: zmiana, która pomaga, ale wymaga lepszej kontroli
Limit kwartalny w działalności nierejestrowanej od 2026 r. jest zmianą logiczną: lepiej pasuje do realiów sprzedaży sezonowej i projektowej. Daje więcej przestrzeni na „mocniejszy miesiąc” bez automatycznej konieczności rejestrowania firmy.
Jednocześnie przesuwa ciężar na kontrolę przychodu należnego i szybkie reagowanie w razie przekroczenia progu. Działalność nierejestrowana nadal jest świetnym rozwiązaniem na start, ale od 2026 r. jeszcze bardziej premiuje tych, którzy mają porządek w dokumentach, liczeniu sprzedaży i kosztach. A to akurat kompetencja, która przydaje się niezależnie od tego, czy dziś jesteś „nierejestrowany”, czy jutro – już w pełni profesjonalny.
